La modernisation des procédures de marchés publics à travers l’Europe a conduit au développement des eForms, des formulaires électroniques standardisés conçus pour simplifier et uniformiser la passation de marchés publics. Cette évolution digitale a été poussée par la Direction des Affaires Juridiques de la Commission européenne dans le but d’améliorer la transparence, l’accès aux opportunités de marchés et de renforcer l’efficacité des processus de passation. Les eForms remplacent les anciens formulaires papiers et offrent une plateforme centralisée où les avis de marchés publics peuvent être publiés et consultés facilement par les entreprises et les organismes publics.
Ces formulaires numériques visent non seulement à accélérer les procédures administratives mais aussi à favoriser l’égalité d’accès aux contrats publics pour les petites et moyennes entreprises (PME). Le cadre juridique régissant l’utilisation des eForms assure une conformité avec les directives européennes tout en prenant en compte les spécificités des différents États membres. Ainsi, ces formulaires intègrent des fonctionnalités et champs adaptés aux diverses catégories de marchés et aux besoins des acteurs impliqués dans la commande publique.
Points clés
- Les eForms standardisent et facilitent les procédures de publication des avis de marchés publics au niveau européen.
- Ils sont soutenus par un cadre juridique qui promeut la transparence et l’équité d’accès aux opportunités des marchés.
- Les eForms sont un outil essentiel pour les acteurs de marchés publics, des organismes publics aux entreprises, particulièrement les PME.
Définition et Objectifs des eForms
Les eForms représentent une transformation numérique dans le cadre de la commande publique en Europe, visant à simplifier les processus via des formulaires standard et facilitant la transition vers une gestion dématérialisée des marchés publics.
Règlement 2019/1780/UE
Le règlement 2019/1780/UE a été instauré pour établir de nouveaux formulaires types de publication d’avis dans le cadre de la passation des marchés publics. Applicable depuis le 14 novembre 2022, ce règlement apporte une structure unifiée et européenne au processus d’appel d’offres publics.
Formulaires Types
Ces formulaires types, aussi connus sous le terme nouveaux formats européens, sont introduits pour remplacer les anciens formats et se distinguent par leur capacité à pré-remplir certaines informations, réduisant ainsi la charge administrative et le risque d’erreurs.
Transition vers les eForms
La transition vers les eForms, ou eforms regulation, implique l’adoption de formulaires standard numériques obligatoires pour les avis de marchés publics européens. L’objectif est d’accélérer les démarches, d’améliorer la transparence et d’uniformiser les procédures au sein de l’Union Européenne.
Processus de Mise en Œuvre
La transition vers les eForms représente une étape fondamentale dans la modernisation des procédures de marchés publics, exigeant un déploiement méthodique incluant la formation des parties concernées et l’utilisation efficace des nouveaux outils numériques.
Workshop et Consultations
Les workshops et consultations forment la base de la préparation, où les autorités et les fournisseurs se forment mutuellement sur l’utilisation et les avantages des eForms. Ces sessions permettent de clarifier les nouvelles modalités avant leur mise en œuvre, et d’adresser les éventuelles préoccupations.
Mise en Œuvre des eForms
L’implémentation des eForms suit une démarche structurée sous la direction de la Commission européenne, régie par le règlement d’exécution (UE) 2019/1780. Cette étape implique la mise à niveau des logiciels existants, l’intégration avec le TED Portal (Tenders Electronic Daily) et le respect des obligations de transmission au Journal Officiel de l’Union Européenne.
Publication des Avis via TED
La publication des avis de publicité s’effectue dorénavant via le TED (Tenders Electronic Daily), le système électronique officiel pour l’annonce des marchés publics européens, ce qui demande une familiarisation avec le portail du TED. Ces avis, qui étaient auparavant distribués également via le BOAMP (Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics en France), suivent un format standardisé pour une meilleure transparence et accessibilité.
Cadre Juridique
Ce segment explicite le cadre juridique des eForms dans le contexte des marchés publics européens, mettant en lumière les directives de l’Union européenne, les seuils de procédure formalisée et le rôle crucial de la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) de Bercy.
Directives Européennes
La mise en place des eForms s’inscrit dans le cadre des directives européennes visant à harmoniser les procédures de passation des marchés publics au sein de l’Union. Il s’agit de documents standardisés adoptés par le règlement 2019/1780/UE, remplaçant le précédent règlement d’exécution (UE) 2015/1986, et appliqués à partir du 14 novembre 2022 pour standardiser les avis de publicité relatifs aux contrats de commande publique.
Seuils de Procédure Formalisée
Les eForms deviennent obligatoires pour tous les contrats de commande publique dépassant les seuils européens. Ces seuils définissent la valeur à partir de laquelle les contrats sont soumis à une procédure formalisée, en l’occurrence, depuis le 25 octobre 2023, pour les contrats atteignant des montants supérieurs à ces seuils, les eForms sont requis, comme le stipule l’information concernant les eForms.
DAJ de Bercy
La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) de Bercy joue un rôle essentiel dans l’élaboration des notices explicatives qui accompagnent ces nouveaux formulaires européens. Elle assure la diffusion des directives et la compréhension des règles qui sous-tendent la commande publique, en mettant à disposition des acteurs impliqués les ressources nécessaires, telles que la notice relative aux eForms, pour faciliter leur mise en œuvre.
Fonctionnalités et Champs des eForms
Les eForms révolutionnent la publication des avis de marchés publics grâce à leur structure rationalisée et leur interopérabilité améliorée. Ces formulaires ont été conçus pour faciliter la soumission et le traitement des marchés publics à travers l’Union européenne.
Structure et Accessibilité
Les eForms sont structurés de manière à fournir un accès simplifié et une meilleure compréhension des champs requis pour la publication d’un avis de marché. Ils se composent de plusieurs onglets, chacun contenant des champs obligatoires et facultatifs qui sont clairement identifiés pour l’utilisateur. L’accessibilité est une priorité, avec une approche centrée sur l’utilisateur permettant une navigation intuitive.
Listes de Codes et Qualité
Les listes de codes fournies par la Commission européenne sont intégrées dans les eForms pour uniformiser les informations. Ces listes jouent un rôle crucial dans le maintien de la qualité des données en garantissant que les informations fournies sont précises et conformes aux normes européennes.
Visualisation et Modification de Notices
La fonction de visualisation de notices assure que les utilisateurs peuvent revoir leurs entrées avant la publication. Les eForms offrent également des options pour modifier les avis en cas d’erreurs ou de mises à jour, via des avis de modification ou avis rectificatif. Cela contribue à l’intégrité des procédures de marchés publics en permettant des corrections rapides et simples.
Acteurs et Utilisateurs des eForms
Les eForms constituent un pivot essentiel dans le processus de la commande publique, impliquant plusieurs acteurs opérationnels qui contribuent à l’efficacité et à la transparence des marchés publics.
Acheteurs et Fournisseurs
Acheteurs – Les entités publiques qui lancent les appels d’offres et gèrent les procédures de passation des marchés publics. Ils sont les utilisateurs primaires des eForms, s’assurant que les informations requises sont complétées avec précision pour favoriser une concurrence équitable.
Fournisseurs – Les entreprises et les entrepreneurs qui répondent aux avis de publicité. Ils utilisent les formulaires eForms pour soumettre leurs propositions, et il est crucial pour eux de bien comprendre les champs requis afin de fournir les informations adéquates et d’augmenter leurs chances de succès.
ESenders et Organisations
ESenders – Des plateformes agréées qui permettent la transmission électronique des avis de publicité au SIMAP. Ils jouent un rôle de facilitateur en aidant les acheteurs à diffuser les appels d’offres à une audience plus large.
Organisations – Les institutions qui peuvent être soit mandataires, soit des facilitateurs dans le processus d’e-procurement. Ces organisations comprennent les entités réglementaires, les instances de contrôle ainsi que les prestataires de services spécialisés dans l’accompagnement des acheteurs publics.
Réutilisateurs et SIMAP
Réutilisateurs – Les entités ou individus qui exploitent les données issues des eForms pour des analyses de marché, des études statistiques ou d’autres applications telles que la création d’outils de veille économique. Ils s’appuient sur l’accessibilité et la standardisation des données pour faciliter leur réutilisation.
SIMAP – L’Information System for European Public Procurement est la plateforme principale qui centralise les données de publicité des marchés publics européens. Le SIMAP soutient la transparence et l’efficacité de la commande publique par le biais de l’interopérabilité et de l’alignement des standards, y compris ceux des eForms.
Obligations et Références Réglementaires
Cette section détaille les aspects réglementaires et les obligations liés à l’utilisation des eForms dans la commande publique européenne, soulignant plusieurs entités et réglementations clés qui jouent un rôle dans la mise en œuvre et l’administration des avis de marché.
Publications Office et JOUE
Le Publications Office, ou l’Office des publications de l’Union européenne, est l’organisme responsable de la publication des avis de marché, qui sont officiellement diffusés par le Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE). L’introduction des eForms est mandatée par la réglementation de l’UE, impliquant que les formes électroniques standardisées doivent être utilisées pour tous les avis de publicité des marchés qui dépassent les seuils fixés par l’Union.
Règlementations et Seuil Obligatoire
Selon le Règlement (UE) 2015/1986, l’utilisation des eForms est devenue obligatoire pour les marchés publics qui atteignent ou excèdent un certain seuil. L’intention est d’assurer une uniformité, une clarté et une comparabilité des données de la commande publique au travers de l’Europe.
Transition et Avis de Marché
Les institutions et entités concernées, telles que Bercy, fournissent des guides et des notices explicatives pour aider à la transition vers les eForms. À partir du 25 octobre 2023, les formulaires eForms doivent être utilisés pour tous les avis de marchés à l’échelle européenne, permettant ainsi une collecte de données de marché publique plus structurée et accessible.
Foire Aux Questions
Les réponses ci-dessous portent sur les modifications réglementaires dans les marchés publics européens et l’adoption des nouveaux formulaires électroniques (eForms).
Quels sont les nouveaux formulaires européens pour les marchés publics ?
Les nouveaux formulaires européens remplacent les anciens formats et sont conçus pour une meilleure standardisation et simplification des procédures de marchés publics. Ils ont été rendus obligatoires pour renforcer l’efficacité et la transparence du marché intérieur.
Comment utiliser les formulaires eForms pour répondre à un appel d’offres ?
Pour répondre à un appel d’offres, les entreprises doivent compléter les formulaires eForms qui requièrent des informations sur l’offre et le soumissionnaire. Une attention particulière doit être donnée à la complétude et la conformité des informations fournies selon les directives de l’UE.
Quelle est la notice explicative pour les nouveaux formulaires eForms ?
La notice explicative fournit des orientations sur l’utilisation des eForms. Elle détaille les informations requises pour chaque type de formulaire et guide les utilisateurs à travers le processus de publication d’avis de marché public.
Comment la DAJ recommande-t-elle l’utilisation des eForms pour les marchés publics ?
La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) recommande l’utilisation des eForms de manière à ce qu’ils soient conformes aux dispositions légales européennes. La DAJ insiste sur l’usage exclusif de ces nouveaux formulaires pour les appels d’offres publics à compter des dates d’application obligatoires.
À partir de quel seuil est-on obligé de passer un marché public ?
Les organismes publics sont obligés de passer un marché public dès lors que leur achat ou leur service dépasse certains seuils financiers établis par la législation européenne. Ces seuils varient selon la nature du marché et le type d’entité publique.
Quels sont les principes fondamentaux à respecter dans le code des marchés publics ?
Les principes fondamentaux du code des marchés publics incluent la transparence des procédures, l’égalité de traitement des candidats, la libre concurrence et le respect de la probité et de l’intérêt public. Ces principes sont essentiels pour assurer une concurrence loyale et efficace dans le cadre des marchés publics.
Conclusion
La transition vers les eForms dans le domaine des marchés publics représente une révolution significative pour la simplification et l’harmonisation des procédures de passation à travers l’Union européenne. Cette évolution marque un pas de géant dans la modernisation des processus administratifs, visant à rendre les marchés publics plus accessibles, transparents et équitables pour tous les acteurs concernés. Les eForms, en standardisant les avis de marchés publics et en les rendant plus facilement exploitables grâce à une plateforme centralisée, favorisent une plus grande participation des entreprises, notamment des PME, à la commande publique européenne.
L’implémentation des eForms, soutenue par un cadre réglementaire solide et des directives claires de la Commission européenne, nécessite un effort conjoint de toutes les parties prenantes pour réussir cette transition numérique. La formation, l’adaptation des systèmes informatiques, et une communication efficace entre les acheteurs publics, les fournisseurs, et les plateformes électroniques de passation sont essentielles pour exploiter pleinement le potentiel des eForms. Cette transformation, bien que complexe, est une étape cruciale vers une gestion plus efficiente et transparente des ressources publiques.
En conclusion, les eForms constituent une innovation majeure dans le paysage des marchés publics européens, offrant de nouvelles perspectives pour l’optimisation des procédures de passation et la promotion de la concurrence. Alors que les acteurs de la commande publique s’adaptent à ce nouvel environnement numérique, l’avenir des marchés publics s’annonce plus ouvert et inclusif, reflétant les valeurs de transparence, d’efficacité et d’équité qui sont au cœur de l’Union européenne.
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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
C’est fort de cette expertise concrète et issue du terrain que j’ai décidé en 2022 de lancer mon activité et d’accompagner les entreprises souhaitant augmenter leur part de marché sur le secteur public.
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