Marchés Publics : Tout savoir sur les Options

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Dans le contexte des marchés publics, la notion d’option joue un rôle stratégique tant pour les acheteurs que pour les fournisseurs. Ces options sont des prestations qui peuvent être ajoutées, sans nouvelle mise en concurrence, à celles fermement commandées dans le cadre du marché. Elles permettent à l’acheteur public de s’adapter aux évolutions possibles du besoin initial, en général en raison d’une variabilité budgétaire ou d’un manque de visibilité sur les dépenses futures. En effet, grâce aux options, une entité publique peut décider de concrétiser ou de renoncer à certaines prestations, selon les offres financières reçues et son budget disponible.

L’intégration d’options dans un marché public doit répondre à des règles précises pour assurer le respect de la concurrence et la transparence des procédures. Ces règles sont encadrées par des textes législatifs qui définissent notamment les différents types d’options possibles et les modalités de leur mise en œuvre. Une bonne préparation à l’appel d’offres, comprenant la compréhension des critères d’évaluation et de sélection, est fondamentale pour les candidats désirant répondre efficacement à un marché public. Les variantes proposées devront également être prises en compte pour établir une offre à la fois compétitive et adaptée aux besoins du secteur public.

Clés de compréhension

Les options contribuent à la flexibilité et l’ajustement des marchés publics aux besoins évolutifs.
Le cadre légal des options assure la transparence et l’équité durant les procédures d’appel d’offres.
Une préparation approfondie est essentielle pour les candidats afin de présenter une offre adéquate.

Définition et Cadre Légal

Les options dans le cadre des marchés publics constituent des clauses spécifiques détaillées dans le règlement de consultation, permettant de commander des prestations supplémentaires définies au préalable, sans procéder à une nouvelle mise en concurrence.

Code des Marchés Publics

Historiquement, le Code des Marchés Publics (abrogé aujourd’hui) fournissait le cadre juridique lié aux marchés publics en France. Ce code incluait les directives européennes telles que la directive du 31 mars 2004 et l’IACMP 2001 (Instrument applicable aux marchés publics), ainsi que le règlement (CE) n° 1564/2005 concernant les méthodes et procédures de passation des marchés publics. Les options étaient définies dans ce cadre, permettant aux pouvoirs adjudicateurs d’ajouter des prestations au marché.

Code de la Commande Publique

Le Code de la Commande Publique a depuis remplacé le Code des Marchés Publics, intégrant et actualisant les normes et directives, notamment la directive 2014/24/UE. En vertu de ce nouveau cadre, lors d’une consultation, les options doivent être prévues dans le contrat initial et peuvent être activées par le pouvoir adjudicateur, sans concurrence additionnelle. L’option assure donc à l’acheteur public la possibilité d’adapter le marché à l’évolution de ses besoins tout en respectant la réglementation.

Procédures de Passation et Types de Contrats

La passation des marchés publics est un domaine réglementé visant à assurer une concurrence équitable et à sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse. Elle comprend des dispositions sur les tranches conditionnelles, les avenants, ainsi que des spécificités pour les TPE/PME via la procédure adaptée.

Procédure Adaptée

La procédure adaptée, souvent désignée par l’acronyme MAPA, est flexible et permet aux entités publiques de négocier avec les entreprises, surtout les TPE/PME, pour des marchés dont les montants sont en dessous des seuils européens. Cette procédure est axée sur une mise en concurrence simplifiée qui ne nécessite pas un calendrier prévisionnel strict et peut comprendre plusieurs tranches conditionnelles pour adapter le marché aux besoins et aux contraintes budgétaires.

Dialogue Compétitif

Le dialogue compétitif est une procédure où l’acheteur public engage un dialogue avec plusieurs candidats présélectionnés pour élaborer une ou plusieurs solutions répondant à ses besoins avant de les inviter à soumettre une offre. Cette option favorise l’innovation et est bien adaptée aux projets complexes où n’est pas possible de définir avec précision l’objet du marché. Elle doit aboutir à la sélection d’une offre non seulement sur le critère prix mais également sur celui de l’offre économiquement la plus avantageuse.

Marchés Complémentaires

Les marchés complémentaires sont utiles pour réaliser des prestations additionnelles non prévues dans le contrat initial, notamment lorsqu’une nécessité imprévue survient. Le recours à ces marchés est strictement encadré et ne peut excéder une certaine proportion du marché initial. Ils permettent une certaine agilité dans la gestion du projet initial, par la mise en place de tranche ferme et l’ajustement via des avenants si nécessaire.

Préparation à l’Appel d’Offres

La préparation à un appel d’offres dans le cadre des marchés publics est stratégique pour les entreprises désireuses de participer. Elle se focalise sur la compréhension et la réponse méthodique aux documents essentiels fournissant les informations relatives au marché.

Cahier des Charges

Le cahier des charges, également connu sous le nom de fiche technique, définit de manière précise les besoins et les exigences techniques imposés par l’entité publique. Il sert de référence tout au long du marché et doit être étudié attentivement pour garantir que l’offre proposée corresponde en tout point aux attentes énoncées.

Besoins spécifiques : description détaillée de ce qui est attendu.
Critères d’évaluation : paramètres qui seront utilisés pour juger les offres.

Dossier de Consultation

Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est un ensemble de documents de la consultation fournis par l’acheteur public. Il inclut le cahier des charges, les informations sur les conditions de réalisation et les modalités de soumission.

Composition type : cahier des charges, modalités de réponse, critères d’attribution.
Accès et réception : modalités de retrait du DCE, souvent disponible en ligne.

Règlement de la Consultation

Le règlement de la consultation, ou règlement de consultation, oriente les candidats sur le processus de soumission de leur offre. Il détaille les modalités pratiques conçernant l’envoi des réponses et les échéances à respecter.

Contenu clé : procédures de dépôt, délais impératifs, critères de sélection.
Acte d’engagement : engagement formel du candidat à respecter les termes du marché public.

Variantes et Options dans les Offres

Les marchés publics incluent souvent des spécifications permettant aux soumissionnaires de proposer des solutions alternatives ou additionnelles aux demandes initiales de l’acheteur public. Ces spécifications sont communément désignées sous les termes de variantes et options.

Définition des Variantes

Une variante est une offre alternative proposée par les candidats qui s’écarte des spécifications de base définies par l’acheteur public. Elle permet d’introduire une solution alternative qui peut être techniquement ou économiquement plus avantageuse, tout en répondant aux besoins de la demande publique. Les variantes sont généralement soumises à l’initiative des candidats et doivent être explicitement autorisées dans le dossier de consultation.

Tranches Optionnelles et Reconductions

Les tranches optionnelles représentent des prestations supplémentaires ou des extensions qui peuvent être ajoutées au contrat initial, selon les besoins de l’acheteur public, sans nouvelle mise en concurrence. Les reconductions du marché sont des clauses incluses dans le contrat initial qui permettent sa prolongation au-delà de la période initialement prévue.

Options techniques : Ces options donnent à l’acheteur public la flexibilité de choisir entre différentes solutions ou technologies proposées par les fournisseurs.

Une tranche optionnelle peut souvent être activée à la demande de l’acheteur public, selon l’évolution de ses besoins ou des priorités budgétaires. Quant aux reconductions, elles facilitent la continuité des services ou des livraisons en autorisant une prolongation du marché sous des conditions prédéfinies.

Critères d’Évaluation et de Sélection

Les acheteurs publics doivent définir des critères d’attribution précis permettant d’évaluer et de comparer les offres soumises par les soumissionnaires. Ces critères sont essentiels pour garantir un jugement équitable et transparent des propositions.

Analyse des Offres

Lors de l’analyse des offres, l’acheteur public examine chaque soumission en détail pour vérifier sa conformité aux exigences formulées dans l’appel d’offres. Les critères d’évaluation peuvent inclure, sans s’y limiter, la qualité des prestations, le prix, l’aspect technique, et la performance globale. Il est crucial que chaque offre soit évaluée de manière objective pour assurer une comparaison efficace et équitable des différentes propositions des soumissionnaires.

Conformité: Vérification si chaque offre répond aux spécifications techniques et administratives.
Offre anormalement basse: Identification et analyse des offres dont le prix semble trop faible par rapport aux prestations proposées.

Jugement des Propositions

Le jugement des propositions par l’acheteur s’effectue sur la base d’un ensemble de critères d’attribution prédéfinis, qui doivent tous être strictement liés à l’objet du marché et définis de manière à ne pas conférer à l’acheteur une liberté de choix sans rapport avec les exigences du marché en question.

Critères de Qualité (ex: la valeur technique, l’innovation)
Critères Économiques (ex: le coût, le prix global)
Critères Environnementaux et Sociaux (le cas échéant)

Ces critères sont appliqués pour classer les offres et identifier celle qui est économiquement la plus avantageuse. Le soumissionnaire ayant présenté cette offre est généralement retenu pour l’attribution du marché.

Aspects Techniques et Exécution

Cette section se concentre sur les particularités techniques et les implications pratiques des marchés publics, notamment les engagements contractuels, les spécifications des prestations et la gestion des tranches conditionnelles et prestations complémentaires.

Prestations et Spécifications

Les spécifications techniques représentent le cœur des engagements contractuels dans un marché public. Elles décrivent précisément les caractéristiques techniques des services ou des travaux demandés par l’acheteur. Une offre de base est soumise par les candidats, reflétant les exigences et le savoir-faire nécessaire à l’accomplissement des prestations. Il est essentiel que les spécifications soient claires et détaillées pour assurer une compréhension et une réalisation conformes aux attentes de l’acheteur.

Solution de base : Ensemble des services ou travaux répondant aux exigences minimales stipulées par l’acheteur.
Prestation : Service ou travail spécifique demandé par l’acheteur et décrit dans les spécifications techniques.

L’élaboration d’un Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) contribue à une définition explicite et structurée des prestations attendues, et donc, à l’orientation des candidats dans leur proposition de solution technique.

Tranches Conditionnelles et Prestations Complémentaires

Concernant la flexibilité et l’adaptabilité des marchés publics, les tranches conditionnelles et les prestations supplémentaires éventuelles (PSE) jouent un rôle crucial. Les tranches conditionnelles permettent à l’acheteur de commander des prestations complémentaires qui ne sont pas incluses dans l’offre de base mais qui peuvent s’avérer nécessaires au cours de l’exécution du marché.

PSE (Prestations Supplémentaires Éventuelles) : Prestations qui peuvent être ajoutées au marché initial sans nouvelle mise en concurrence, et qui doivent être définies contractuellement dès le départ.
Tranches conditionnelles : Parties du marché dont la réalisation est subordonnée à la décision de l’acheteur, permettant une adaptation aux besoins évolutifs.

L’exécution de ces tranches est soumise à l’appréciation de l’acheteur, garantissant ainsi une gestion flexible du marché tout en se conformant à la réglementation en vigueur.

Ressources pour les Candidats

Pour mener à bien leur candidature aux marchés publics, les candidats disposent de supports numériques et papiers pour les guider. Ils doivent maîtriser la méthodologie de candidature et utiliser les outils appropriés pour optimiser leurs réponses aux appels d’offres.

Support Numérique et Papier

Les candidats aux marchés publics bénéficient de supports numériques tels que les plateformes d’appels d’offres et de dématérialisation. Ces plateformes offrent l’accès à l’AAPC communautaires, permettant la consultation des avis de publicité et des dossiers de consultation des entreprises (DCE). Le dialogue compétitif peut également être facilité par ces supports numériques, offrant une interaction dynamique entre l’acheteur public et les entreprises candidates.

En complément, les supports papier restent utiles. Le livre blanc, par exemple, peut servir de guide approfondi sur les procédures et les meilleures pratiques à appliquer. On trouve évidemment des documents officiels comme la circulaire du 29 décembre 2009, qui apporte des clarifications importantes sur le processus de candidature et le régime des variantes.

Candidature et Méthodologie

La méthodologie de la candidature est cruciale pour réussir dans les marchés publics. Cela implique la compréhension du Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et la préparation des dossiers conformément aux attentes de Bercy, le ministère de l’Économie et des Finances, qui supervise la commande publique en France. Les candidats doivent se conformer aux exigences spécifiques établies par le Conseil d’État et s’assurer que leur proposition répond bien à ce qui est demandé dans l’appel à la concurrence, prêt à être soumis à une éventuelle remise en concurrence.

Pour candidater, il est essentiel de suivre précisément les instructions données dans l’appel à candidature, se doter des informations actualisées et présenter une réponse méthodique et bien structurée, en tenant compte de tous les critères et modalités annoncés.

Foire Aux Questions

Ces réponses fournissent un éclairage précis sur le fonctionnement des options et variantes dans le contexte des marchés publics.

Quelles sont les différentes formes de marchés publics et leurs particularités ?

Les marchés publics peuvent prendre plusieurs formes telles que le marché à prix forfaitaire, le marché à bons de commande, ou le marché à tranches. Chaque type a ses spécificités, comme la souplesse d’exécution pour le marché à bons de commande ou la prévision d’une exécution segmentée par phases pour le marché à tranches.

En quoi consiste une tranche optionnelle dans le cadre d’un marché public ?

Une tranche optionnelle est une prestation que l’acheteur public peut décider d’activer ou non, en fonction de ses besoins et de ses contraintes budgétaires. Elle est définie au départ dans le marché, mais sa réalisation reste conditionnelle.

Comment les Prestations Supplémentaires Éventuelles (PSE) sont-elles intégrées dans un marché public ?

Les PSE sont des prestations qui ne sont pas incluses dans le marché initial mais que l’acheteur public peut solliciter ultérieurement. Ces prestations doivent être prévues dans les documents de marché, et le pouvoir adjudicateur précise si elles sont obligatoires ou facultatives dans l’offre des candidats.

Quelle est la réglementation concernant les variantes dans les marchés publics ?

La réglementation autorise les acheteurs publics à accepter des variantes aux propositions standards, sous réserve que celles-ci soient préalablement définies dans l’appel d’offres. Les variantes doivent répondre aux exigences minimales et être évaluées selon des critères clairement établis.

Quels sont les critères de choix entre une tranche ferme et une tranche optionnelle ?

Le critère principal de choix entre une tranche ferme et une tranche optionnelle réside dans la nécessité immédiate et la disponibilité budgétaire. Les tranches fermes correspondent à des besoins urgents et fondamentaux, tandis que les tranches optionnelles sont utilisées pour des besoins futurs ou conditionnels.

Quelles sont les obligations légales relatives à l’option et aux variantes dans le Code de la commande publique ?

Le Code de la commande publique impose la déclaration explicite et précise des conditions d’utilisation des options et variantes dans les documents de marché. Les options doivent être en rapport direct avec l’objet du marché et les variantes doivent être conformes aux exigences initiales fixées par l’acheteur public.

Conclusion

En conclusion, l’intégration d’options dans les marchés publics représente un levier stratégique majeur pour les acheteurs, leur permettant de s’adapter aux besoins évolutifs et aux contraintes budgétaires, tout en maintenant une flexibilité dans l’exécution des contrats. L’usage judicieux des options et variantes dans les marchés publics offre aux entités publiques une marge de manœuvre essentielle pour répondre efficacement et de manière économique aux exigences changeantes de leurs projets.

Pour les fournisseurs, comprendre et intégrer ces options dans leurs offres constitue une opportunité de se différencier et de proposer des solutions innovantes et adaptées aux besoins spécifiques des acheteurs publics. La préparation minutieuse et la connaissance approfondie du cadre légal et des procédures de passation sont cruciales pour soumettre des propositions compétitives et pertinentes.

Il est important de souligner que le respect de la transparence et de l’équité dans les procédures d’appel d’offres reste un impératif fondamental. Le cadre légal, notamment le Code de la Commande Publique, encadre strictement l’utilisation des options pour garantir une concurrence loyale et ouverte, tout en assurant une gestion optimale des fonds publics.

En définitive, les options dans les marchés publics, lorsqu’elles sont utilisées de manière éclairée et conforme aux réglementations, constituent un outil efficace pour une gestion flexible et dynamique des achats publics. Elles permettent aux acheteurs de répondre de manière plus adaptée aux besoins publics tout en offrant aux entreprises une voie pour proposer des solutions innovantes et sur mesure.

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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)

Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).

C’est fort de cette expertise concrète et issue du terrain que j’ai décidé en 2022 de lancer mon activité et d’accompagner les entreprises souhaitant augmenter leur part de marché sur le secteur public.

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À propos d’AO Conquête

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