La mise en ordre de marche (MOM) est une procédure cruciale dans le cadre des marchés publics, particulièrement en ce qui concerne les projets informatiques. Elle représente l’étape finale de vérification avant que les systèmes informatiques ne deviennent opérationnels. La MOM assure que tous les matériels, logiciels et services associés sont fonctionnels et prêts à l’emploi. C’est une phase de transition entre la fin de l’installation ou de la mise en œuvre du projet et son entrée en phase active.
Dans le contexte des marchés publics, la mise en ordre de marche est encadrée par des normes et des pratiques définies qui garantissent l’adéquation des livrables avec les besoins des entités publiques. Le processus implique la remise d’un document de mise en ordre de marche par le titulaire du marché et peut également comporter la rédaction d’un procès-verbal. Cette étape est capitale car elle prévient des éventuelles défaillances qui pourraient entraver la performance des services publics.
Points clés
- La mise en ordre de marche est essentielle pour certifier la fonctionnalité des systèmes informatiques dans les marchés publics.
- Elle se traduit par une vérification rigoureuse préalablement à la mise en service effective du projet.
- La MOM contribue à éviter les défaillances à la mise en opération, assurant une transition sécurisée vers l’usage quotidien.
Principes généraux des marchés publics
Les marchés publics sont encadrés par des principes fondamentaux qui garantissent une concurrence équitable et une utilisation optimale des fonds publics.
Définitions et Cadre Législatif
Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre les pouvoirs adjudicateurs (l’État, les collectivités territoriales et certains organismes publics) et des opérateurs économiques publics ou privés, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, fournitures ou services.
Le cadre législatif est déterminé par le Code de la commande publique, qui clarifie les règles de la commande publique. Il s’appuie notamment sur :
- Loi sur la liberté d’accès à la commande publique, garantissant l’ouverture des marchés publics à la concurrence.
- Égalité de traitement des candidats, assurant une chance égale à tous les participants.
- Transparence des procédures, impliquant une communication claire sur les exigences et les critères d’évaluation des offres.
Objet et Types de Marchés Publics
Les marchés publics se catégorisent généralement en trois types d’objet :
- Les travaux : construction, réparation, rénovation ou maintenance d’édifices ou d’infrastructures.
- Les fournitures : achat, leasing, location ou achat-vente de produits.
- Les services : prestations intellectuelles, techniques ou administratives.
Les procédures liées à ces objets sont diverses et peuvent inclure :
- Appel d’offres : procédure formalisée et ouverte à tous, souvent utilisée pour les marchés de travaux.
- Procédure avec négociation : après une phase de sélection, négociation avec un ou plusieurs candidats.
- Accord-cadre : établissement de termes régissant les contrats à passer durant une période donnée.
Les consultations lancées par le pouvoir adjudicateur permettent de mettre en concurrence les candidats pour sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse, dans le respect des conditions fixées par le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) et le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP).
La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) veille au respect de la réglementation et peut fournir aux organismes publics une assistance sur l’interprétation des règles de la commande publique.
Procédures de Passation et Opérateurs Économiques
Les procédures de passation sont essentielles pour établir une relation transparente et équitable entre les entités publiques et les opérateurs économiques. Elles incluent plusieurs étapes à suivre pour la sélection et la négociation avec les candidats.
Préparation et Publication des Consultations
Au cours de la préparation, l’autorité contractante doit préparer le règlement de la consultation et les documents de la consultation en détail. Ce processus exige une transparence afin d’assurer l’équité entre tous les opérateurs économiques potentiellement intéressés. Lors de la publication, l’annonce de la consultation doit être diffusée de manière à atteindre un large éventail de candidats qualifiés, maximisant ainsi les chances de recevoir des propositions adéquates et innovantes.
Étapes clés:
- Élaboration du règlement de consultation
- Création des documents de la consultation
- Diffusion de l’annonce via des canaux appropriés
Réception et Évaluation des Candidatures
Les candidatures sont reçues dans le cadre fixé par le règlement de la consultation. Chaque dossier est évalué soigneusement pour vérifier sa conformité avec les critères établis. Les autorités doivent procéder à la décision de réception, qui détermine la suite du processus. Cette évaluation doit être menée de façon objective pour assurer une concurrence saine entre tous les candidats.
Critères d’évaluation:
- Conformité aux exigences de la consultation
- Capacité technique et professionnelle
Opérations de Sélection et Négociation
La sélection des candidats se fonde sur une combinaison des critères qualitatifs et financiers énoncés dans la consultation. Durant la phase de négociation, les propositions du maître d’œuvre sont discutées et ajustées si nécessaire. Cette étape doit maintenir une équité, prévoir des délais suffisants et permettre aux opérateurs économiques de soumettre des offres compétitives.
Principes de la négociation:
- Transparence des critères de sélection
- Égalité des chances pour tous les candidats
- Clarté et pertinence des propositions du maître d’œuvre
Exécution et Suivi des Marchés
L’exécution et le suivi des marchés publics sont cruciaux pour garantir que les services et travaux convenus sont livrés conformément aux clauses du contrat. Cette phase inclut la notification des obligations, la gestion de la réception des prestations et la prise en compte d’éventuelles modifications contractuelles.
Notification et Obligations du Titulaire
Dès l’attribution d’un marché public, la personne publique envoie une notification au titulaire du marché. La notification comporte un ordre de service débutant l’exécution du marché. Le titulaire, suite à la notification, doit respecter les obligations contractuelles notamment en termes de délais et de qualité des prestations fournies.
- Procédure de Notification:
- Notification de l’attribution: Confirme la désignation du titulaire du marché.
- Ordre de service: Acte formel qui initie l’exécution des travaux ou des services.
Modalités de Livraison et Réception des Prestations
Le processus de livraison et de réception est essentiel, notamment pour les marchés de travaux. La mise en ordre de marche est une phase préparatoire permettant de vérifier que les conditions nécessaires pour débuter les travaux sont réunies. La réception des prestations fait suite à la livraison et peut inclure des tests et des vérifications pour s’assurer de la conformité du service ou de l’ouvrage.
- Livraison:
- Bon de commande: Document qui détaille les spécificités de la commande et les modalités de livraison.
- Mise en ordre de marche: Étape clé confirmant que l’exécution des prestations peut commencer de façon opérationnelle.
Gestion des Avenants et Modifications Contractuelles
Les avenants sont des modifications apportées au contrat initial. Ils doivent être rédigés avec précision et suivre une procédure de passation rigoureuse. Le rapport de présentation d’un avenant doit être exhaustif, et sa soumission à la personne publique doit s’accompagner des justifications nécessaires. L’avenant est signé par la personne publique et le titulaire du marché, formalisant ainsi toutes modifications convenues.
- Gestion des Avenants:
- Rapport de présentation d’un avenant: Document décrivant les changements proposés et leur justification.
- Procédure de Passation: Processus d’examen et d’approbation de l’avenant par la personne publique.
Vérifications, Pénalités et Contentieux
Cette section aborde les procédures cruciales post-exécution dans les marchés publics, y compris les vérifications formelles, les conséquences des retards, et les mécanismes de résolution des litiges.
Contrôles et Procès-Verbaux de Conformité
Durant la phase de mise en ordre de marche, il est impératif d’effectuer des opérations de vérification pour s’assurer que les prestations fournies correspondent aux attentes contractuelles. Ces vérifications donnent lieu à la création d’un procès-verbal, qui constate la conformité des travaux ou services fournis. Le procès-verbal de mise en ordre de marche atteste que l’installation des composants matériels et logiciels a été réalisée correctement. En cas de non-conformité, un procès-verbal de levée des réserves peut être émis suite à la correction des écarts constatés.
Gestion des Retards et Pénalités de Retard
En présence de retard, la mise en demeure est la première étape avant l’application des pénalités de retard. Le décompte des pénalités de retard est formalisé par écrit et peut impacter le versement final au prestataire. Lorsque ces retards portent préjudice de façon significative au demandeur, une décision de résiliation du marché peut être envisagée.
Procédures de Recours et Résolutions des Litiges
En cas de contentieux, les parties au marché public disposent de procédures de recours pour résoudre les litiges. Cela peut impliquer des négociations directes ou la saisie d’une autorité compétente. La préservation des garanties contractuelles est essentielle pour protéger les intérêts des parties et assurer une résolution équitable.
Clôtures de Marché et Garanties
L’issue d’un marché public est cruciale pour garantir son succès, sachant que c’est lors de la clôture que les responsabilités du fournisseur sont arrêtées et que les garanties prennent effet.
Livraisons et Services Après Réception
La réception des travaux constitue le moment où le maître d’ouvrage prend acte de la réalisation des prestations conformément aux stipulations contractuelles. Cette phase marque également le début de la période de garantie. Un rapport de présentation doit accompagner la décision de réception, qui fait suite à l’admission des fournitures courantes. Les travaux de livraison et les services post-réception doivent être exécutés dans le respect des délais contractuels pour éviter des pénalités de retard.
Délais de Garantie et Maintenance
Le délai de garantie commence à courir dès la réception des prestations, incluant les travaux et les services associés. Ce délai, souvent fixé en fonction de la nature du marché, s’entend comme la période pendant laquelle le fournisseur est tenu de remédier à tout vice ou défaut de conformité constaté. Pendant cette période, les opérations de maintenance doivent être effectuées régulièrement afin de garantir le bon fonctionnement des ouvrages ou des services fournis. Le respect de ces délais est fondamental pour la pérennité du marché et la satisfaction des deux parties.
Cadres et Référentiels Spécifiques
Les marchés publics sont régis par des cadres et référentiels spécifiquement conçus pour assurer une mise en ordre de marche efficace et conforme aux réglementations. Ces documents normatifs, tels que les CCAG et les réglementations techniques spécifiques, sont essentiels pour la structuration et la réalisation des prestations informatiques.
Cahiers de Clauses Administratives Générales (CCAG)
Le CCAG-TIC (Cahier des Clauses Administratives Générales – Techniques de l’Information et de la Communication) est un référentiel central dans le cadre des marchés publics informatiques. Il détaille les conditions administratives que le fournisseur doit respecter. Le CCAGFCS (Cahier des Clauses Administratives Générales – Fournitures Courantes et Services) est un autre cahier qui peut être appliqué selon la nature du marché. Ensemble, ces cahiers assurent :
- L’homogénéité des pratiques : Les fournisseurs et les administrations disposent d’une base commune de compréhension.
- La clarté des responsabilités : Chacune des parties sait ce qui est attendu d’elle, notamment en ce qui concerne la mise en ordre de marche (MOM).
Réglementations et Normes Techniques Spécifiques
Les marchés publics peuvent être sujets à des réglementations techniques spécifiques, en fonction du secteur d’activité ou du type de prestation fournie. Les exigences de la MOM, telles que spécifiées dans le CCAG-TIC, entrent dans cette catégorie. Les dérogations aux CCAG classiques sont possibles mais doivent être clairement justifiées et encadrées juridiquement pour éviter toute non-conformité ou litige. Ces normes et dérogations spécifiques permettent :
- L’adaptabilité : Elles offrent la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins techniques ou sectoriels particuliers.
- La conformité : Elles garantissent que les prestations se conforment aux attentes légales et techniques.
Innovations et Dématérialisation des Marchés Publics
La modernisation des marchés publics intègre des technologies avancées et implémente des systèmes dématérialisés pour optimiser leur gestion.
Intégration des Technologies de l’Information et de la Communication
Les administrations adoptent des solutions matérielles et logicielles pour améliorer les interactions et le traitement des données. Ces intégrations technologiques englobent des schémas de déploiement qui prennent en compte l’installation et le fonctionnement courant des outils numériques. Les réseaux sociaux et les lettres d’information facilitent la communication et l’engagement des parties prenantes, assurant ainsi une transparence accrue.
Plateformes Électroniques et Formulaires Dématérialisés
Ces plateformes servent de base pour le téléchargement et la soumission des formulaires exécutables qui structurent les propositions de marché. Elles sont conçues pour effectuer des tests automatisés destinés à valider la conformité des documents soumis, réduisant le risque d’erreurs manuelles et optimisant le processus de sélection. La rétention et l’analyse des données s’effectuent de manière sécurisée et centralisée, permettant des évaluations efficaces des offres.
Foire Aux Questions
Cette section répond à des questions fréquemment posées concernant la Mise en Ordre de Marche et les marchés publics informatiques, fournissant des informations précises sur les éléments essentiels de la MOM, le processus de vérification de l’adéquation, l’ordre de service, les obligations légales, la classification des marchés publics, et l’impact de ces phases sur la préparation de la MOM.
Quels sont les éléments essentiels à inclure dans une MOM (Mise en Ordre de Marché) pour un projet informatique ?
Les éléments essentiels d’une MOM pour un projet informatique comprennent la vérification de l’installation des composants matériels et logiciels, la confirmation que la documentation est complète, et l’exécution des tests de non régression pour les composants récemment installés ou mis à jour.
Quelles sont les différentes étapes du processus de vérification de l’adéquation d’une MOM (VSR) ?
Le processus de Vérification de la Sécurité de Référence (VSR) inclut l’évaluation de la conformité aux exigences du cahier des charges, le contrôle de la cohérence des livrables, et la réalisation de tests fonctionnels pour assurer la performance et la sécurité des solutions informatiques déployées.
En quoi consiste l’ordre de service dans le contexte des marchés publics et quelle est son importance ?
L’ordre de service, dans le contexte des marchés publics, est un document émis par l’acheteur public formalisant le début des travaux ou la livraison des services. Il est crucial car il marque le point de départ des délais contractuels et des obligations des parties.
Quelles sont les obligations légales associées à l’exécution d’un marché public suite à la réception de l’ordre de service ?
Suite à la réception de l’ordre de service, le prestataire est légalement tenu de démarrer l’exécution du marché conformément aux termes du contrat. Cela inclut le respect des délais, des spécifications techniques et de la qualité attendue dans la livraison des produits ou services.
Comment sont classifiés les marchés publics et quel impact cela a-t-il sur la procédure de MOM ?
Les marchés publics sont classifiés en marchés de travaux, fournitures, ou services, et cette classification impacte la procédure de MOM en déterminant les exigences spécifiques et les critères de performance à respecter pour chaque type de marché.
Dans quelle mesure les phases d’un marché public influencent-elles la préparation d’une Mise en Ordre de Marche efficace ?
Les différentes phases d’un marché public, de la définition des besoins à l’attribution et à l’exécution du marché, influent sur la préparation d’une MOM efficace en définissant le cadre dans lequel la vérification et l’optimisation des systèmes doivent être réalisées pour répondre aux objectifs du marché.
Conclusion
En conclusion, la mise en ordre de marche (MOM) dans le cadre des marchés publics, et plus spécifiquement pour les projets informatiques, représente une étape cruciale assurant la transition réussie des systèmes informatiques vers leur phase opérationnelle. Cette phase, axée sur la vérification rigoureuse de la fonctionnalité des matériels, logiciels et services, est essentielle pour garantir l’adéquation des livrables avec les exigences des entités publiques. Elle joue un rôle préventif en identifiant et en corrigeant les éventuelles défaillances avant leur mise en service, contribuant ainsi à la performance et à la fiabilité des services publics.
Dans le contexte des marchés publics, où la transparence, l’égalité de traitement des candidats, et la clarté des procédures sont des piliers, la MOM s’inscrit comme un mécanisme de validation finale indispensable. Elle assure que les engagements contractuels sont respectés et que les solutions déployées correspondent aux besoins spécifiques de l’administration publique.
La gestion efficace d’une MOM implique non seulement le respect des principes fondamentaux des marchés publics mais nécessite également une collaboration étroite entre les pouvoirs adjudicateurs et les opérateurs économiques. Cette collaboration est cruciale pour la préparation, la publication des consultations, la réception et l’évaluation des candidatures, ainsi que pour les étapes de sélection et de négociation.
L’exécution et le suivi des marchés, intégrant la notification des obligations, la gestion de la livraison et de la réception des prestations, et la prise en compte des avenants et modifications contractuelles, sont des aspects essentiels de ce processus. La réussite de la MOM dépend de la rigueur avec laquelle ces différentes étapes sont gérées, depuis la notification de l’ordre de service jusqu’à la clôture du marché.
Ainsi, la mise en ordre de marche se présente comme une composante intégrale et vitale des marchés publics, en particulier dans le secteur informatique, où elle conditionne la performance et la sécurité des systèmes mis en place. Sa gestion adéquate est gage d’une utilisation efficace des fonds publics et d’une satisfaction accrue des besoins des administrations et des citoyens.
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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
C’est fort de cette expertise concrète et issue du terrain que j’ai décidé en 2022 de lancer mon activité et d’accompagner les entreprises souhaitant augmenter leur part de marché sur le secteur public.
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