En France, le document KBIS représente la carte d’identité d’une entreprise commerciale, délivrée par le registre du commerce et des sociétés (RCS) pour attester de l’existence juridique de l’entreprise. Il s’agit d’un extrait qui contient des informations essentielles sur la société, comme son nom, son adresse de siège social, ainsi que le nom de ses dirigeants et mandataires. Historiquement, dans le cadre des marchés publics, la présentation du KBIS était requise pour prouver la capacité juridique des entreprises candidates à contracter avec les pouvoirs publics.
Cependant, des mises à jour législatives récentes ont changé l’utilisation du KBIS dans les procédures de marchés publics. Le décret n° 2021-631 du 21 mai 2021 a simplifié les démarches en supprimant l’exigence de présenter un extrait KBIS lors de la soumission à un marché public. Désormais, les entreprises peuvent utiliser leur numéro d’identification SIREN délivré par l’INSEE, ce qui allège le processus administratif et réduit les obstacles à la participation des entreprises aux offres de marché public.
Points clés
- Le KBIS est un document essentiel qui valide l’existence légale d’une entreprise en France.
- Les récentes réformes législatives ont permis de substituer l’exigence du KBIS par le numéro SIREN dans les marchés publics.
- Cette simplification vise à faciliter l’accès aux marchés publics et alléger les démarches administratives pour les entreprises.
KBIS: Définition et Importance
La compréhension du KBIS et de son rôle est essentielle pour les entreprises en France, notamment dans le contexte des marchés publics.
Qu’est-ce que le KBIS?
Le KBIS est l’acronyme pour « K-Business Identification Sheet ». Il s’agit de l’extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS), considéré comme la carte d’identité officielle d’une entreprise commerciale. Ce document certifie l’existence juridique de l’entreprise et regroupe les informations essentielles relatives à son activité :
- La dénomination sociale
- Le siège social
- La forme juridique
- L’identité des dirigeants et des actionnaires principaux
- Le montant du capital social
Rôle du KBIS dans les démarches administratives
Le KBIS joue un rôle central dans les démarches administratives en France. Il est demandé systématiquement lors de la plupart des procédures officielles auxquelles une entreprise doit se soumettre. C’est le cas, en particulier, lors de l’accès aux marchés publics, où le KBIS était utilisé pour prouver l’habilitation d’une entreprise à soumissionner. En effet, le KBIS attestait de la régularité de la situation de l’entreprise envers le RCS. Toutefois, depuis la réforme introduite par le décret n° 2021-631 du 21 mai 2021, la présentation de l’extrait K n’est plus nécessaire pour les marchés publics. Désormais, les entreprises doivent uniquement communiquer leur numéro d’identification unique (SIREN), simplifiant ainsi les démarches et allégeant la charge administrative.
Procédures d’Immatriculation et Extraits
L’immatriculation au RCS est un passage obligatoire pour toute entreprise commerciale qui doit ensuite obtenir un extrait Kbis attestant de son existence légale. Le numéro SIREN, quant à lui, devient désormais suffisant dans les démarches administratives et pour participer aux marchés publics.
Immatriculation au RCS
Toute entreprise exerçant une activité commerciale en France doit s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette démarche officielle est essentielle car elle confère à l’entreprise une identité juridique.
- Où s’immatriculer ? Sur le site Formalites.entreprises.gouv.fr.
- Documents requis: Un dossier complet comprenant les justificatifs d’identité et des informations sur la société.
Obtenir un Extrait KBIS
L’extrait Kbis représente la carte d’identité actualisée de l’entreprise et est délivré une fois l’immatriculation au RCS effectuée.
- Pourquoi est-il nécessaire ? Il atteste de l’existence juridique de l’entreprise et contient des informations telles que le nom du dirigeant, l’adresse du siège social, etc.
- Comment l’obtenir ? En ligne via le site officiel infogreffe.fr ou par courrier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
L’importance du Numéro SIREN
Le numéro SIREN est un identifiant unique attribué lors de l’immatriculation d’une entreprise et est central pour les démarches administratives, notamment en matière de marchés publics.
- Evolution récente : Selon le décret du 21 mai 2021, pour les marchés publics, les entreprises n’ont plus à fournir l’extrait Kbis mais doivent communiquer leur numéro SIREN.
- Où le trouver ? Le numéro SIREN est mentionné sur l’extrait Kbis et tous les documents officiels de l’entreprise.
Les Marchés Publics et l’Usage du KBIS
Dans le cadre des marchés publics en France, l’extrait KBIS représentait un élément justificatif essentiel pour les entreprises souhaitant candidater. Les réformes récentes ont modifié cette obligation.
Présentation des Marchés Publics
Les marchés publics sont des contrats conclus entre les entités publiques (l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics) et des entreprises privées. Ces contrats sont régis par des procédures visant à garantir la transparence, l’égalité de traitement des candidats et le bon usage des fonds publics. Ils peuvent concerner des fournitures, des services ou des travaux.
KBIS : un Document Clé pour les Entreprises Candidat
Le KBIS est l’extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, agissant comme la carte d’identité officielle d’une entreprise commerciale. Il atteste de l’existence juridique de l’entreprise et informe sur son identité, son adresse, son dirigeant, ou encore l’existence d’une procédure collective éventuelle à son encontre. Historiquement, la présentation de ce document était obligatoire pour les candidats aux marchés publics.
Réformes récentes:
- Décret n° 2021-631 (21 mai 2021): Suppression de l’obligation de fournir un KBIS dans les démarches administratives liées aux marchés publics.
- Entrée en vigueur: Les modifications apportées par ce décret sont effectives depuis le 1er novembre 2021.
Grâce à ces changements, les entreprises peuvent désormais simplifier leur processus de candidature en réduisant la charge administrative. Cela ouvre la voie à un environnement plus efficient pour les participants des marchés publics.
Dispositions Légales et Mises à Jour Récentes
Les entreprises opérant dans les marchés publics en France bénéficient de réformes importantes simplifiant leurs démarches administratives. Ces évolutions législatives sont issues de récents décrets et de la loi PACTE, visant à réduire les charges administratives et à faciliter la participation des entreprises à la commande publique.
Le Décret N° 2021-631 et Ses Implications
Publié au Journal Officiel de la République Française (JORF), le décret n° 2021-631, daté du 21 mai 2021, supprime l’obligation pour les entreprises de présenter un extrait Kbis lors des démarches en marchés publics. Désigné sous le nom de décret K bis, ce texte législatif indique que, à partir de novembre 2021, les entreprises peuvent simplement transmettre leur numéro d’identification unique délivré par l’INSEE (SIREN), éliminant ainsi une charge administrative redondante.
NOR : ECOI2111678D témoigne de cette volonté de simplification en stipulant que le Kbis, document attestant de l’existence juridique d’une entreprise et fournissant des informations précises sur celle-ci, ne constitue plus une pièce à fournir systématiquement dans le cadre d’une candidature à un marché public.
Les Modifications Apportées par la Loi PACTE
La Loi PACTE (Plan d’Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises) a également contribué à l’allégement des contraintes sur les entreprises dans les marchés publics. Ces règles, intégrées dans les dispositions en vigueur depuis le 1er janvier 2024, visent une meilleure transparence et compétitivité des marchés. Cette loi a permis la création de décrets, facilitant les procédures administratives et réduisant les justificatifs exigés par l’administration.
En résumé, l’impact combiné du décret K bis et de la Loi PACTE résonne positivement pour les entreprises, qui bénéficient d’allègements conséquents dans la procédure de réponse aux marchés publics. Ces modifications législatives reflètent l’intention du gouvernement français d’encourager une participation plus fluide et moins contraignante pour les entreprises désireuses de s’engager avec le secteur public.
Simplification Administrative et Ressources en Ligne
La simplification des démarches administratives s’accentue avec l’utilisation accrue de plateformes numériques dédiées et le développement de l’annuaire-entreprises.data.gouv.fr comme ressource centrale.
Plateformes pour les Démarches en Ligne
Les sites internet gouvernementaux dédiés aux démarches administratives permettent désormais aux entreprises de gérer plus efficacement leurs obligations. Les plateformes simplifient le processus en offrant des services tels que:
- Dépôt de documents: Soumission électronique simplifiée des documents essentiels.
- Information centralisée: Accès à l’ensemble des informations et formulaires nécessaires sur une seule et même plateforme.
Le Portail Annuaire-entreprises.data.gouv.fr
Le site internet annuaire-entreprises.data.gouv.fr est une initiative qui centralise les informations des entreprises françaises. Il propose :
- Accès aux données: Fournit des informations à jour sur les entreprises, dont l’immatriculation et la situation financière.
- Mise à disposition des numéros d’identification: Avec la suppression du Kbis dans certaines démarches, ce portail offre une alternative en présentant le numéro d’identification unique des entreprises.
Cas d’Exclusion et Procédures Légales
Les procédures légales et les différents cas d’exclusion sont essentiels pour comprendre qui peut participer ou être écarté d’un marché public. Cela garantit l’intégrité et la fiabilité des entreprises en lice.
Les Cas d’Exclusion du Marché Public
En droit de la commande publique, les cas d’exclusion peuvent être définis par l’autorité compétente pour assurer que seules les entreprises remplissant tous les critères nécessaires puissent soumissionner à un marché public. Les interdictions de soumissionner sont issues tantôt d’une disposition législative ou réglementaire, tantôt d’une décision de justice. Voici des exemples où une entreprise se trouve exclue de la participation :
- Procédure de redressement ou de liquidation judiciaire : l’entreprise est considérée comme n’ayant pas la capacité financière ou opérationnelle de répondre à l’appel d’offres.
- Procédure de conciliation ou de sauvegarde : bien que ces procédures visent à aider l’entreprise à surmonter des difficultés économiques, elles peuvent entraîner des réticences chez l’autorité adjudicatrice.
Réglementation autour de la Redressement Judiciaire
La réglementation encadrant le redressement judiciaire touche à la capacité d’une entreprise à continuer son activité lorsqu’elle est en difficulté financière, tout en protégeant ses créanciers. Une entreprise sous redressement judiciaire peut, en théorie, soumissionner à un marché public si elle n’est pas expressément exclue par une décision de l’autorité judiciaire ou si elle n’est pas dans un état d’insolvabilité avéré. Cependant, son éligibilité dépend des critères définis par le donneur d’ordre et des documents exigés lors de la phase de candidature.
Foire aux Questions
Ces questions fréquemment posées éclairent les récentes évolutions et les exigences liées aux marchés publics et à l’utilisation de l’extrait Kbis.
Quels documents sont nécessaires pour répondre à un appel d’offre de marché public ?
Pour répondre à un appel d’offre de marché public, les entreprises doivent désormais transmettre leur numéro d’identification INSEE (SIREN) plutôt que l’extrait Kbis, suivant le décret n° 2021-631 du 21 mai 2021.
Qui est tenu de fournir un extrait Kbis lors d’une procédure de marché public ?
Depuis novembre 2021, les entreprises ne sont plus tenues de fournir un extrait Kbis lors de la soumission à une procédure de marché public, sauf dans des cas spécifiques où la réglementation l’exige notamment pour des contrats d’un montant supérieur à 5 000 euros.
Qu’est-ce que le r2143-9 du code de la commande publique implique pour les soumissionnaires ?
Le r2143-9 du code de la commande publique permet la simplification du processus de candidature des soumissionnaires permettant l’allégement des pièces à fournir, comme l’extrait Kbis qui n’est plus requis systématiquement.
Comment obtenir un extrait Kbis pour une entreprise ?
Un extrait Kbis peut être obtenu en ligne via le site officiel MonIdenum ou auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise, bien que cette démarche soit moins courante dans le cadre des marchés publics depuis la réforme.
De quelle manière peut-on identifier les marchés publics disponibles ?
Les marchés publics disponibles peuvent être identifiés via des plateformes officielles en ligne qui répertorient les appels d’offres actuels, facilitant la recherche pour les entreprises intéressées.
Est-il possible d’utiliser MonIdenum pour les démarches relatives aux marchés publics ?
MonIdenum est un service numérique qui peut être utilisé pour les démarches administratives, y compris les procédures liées aux marchés publics, simplifiant l’accès aux documents tels que le Kbis de manière digitalisée.
Conclusion
En conclusion, le KBIS, historiquement indispensable dans les démarches de marchés publics en France, a vu son importance relativisée par des réformes législatives récentes. Autrefois considéré comme la carte d’identité officielle des entreprises commerciales, nécessaire pour attester de leur capacité juridique à contracter avec les pouvoirs publics, le KBIS est désormais substitué par le numéro SIREN dans le cadre des appels d’offres publics. Cette évolution marque une simplification significative des procédures, allégeant les démarches administratives pour les entreprises et favorisant ainsi une participation plus accessible et moins contraignante aux offres de marché public.
Cette modification réglementaire reflète une volonté de moderniser et d’efficacité dans la gestion des marchés publics. Elle permet aux entreprises de se concentrer davantage sur la qualité de leurs offres plutôt que sur la gestion des contraintes administratives. En outre, cela témoigne d’une adaptation du système aux réalités contemporaines du monde des affaires, où l’accessibilité et la fluidité des informations sont primordiales.
Toutefois, il est important pour les entreprises de rester informées et conformes aux exigences spécifiques des différents appels d’offres, car certaines situations peuvent encore requérir la présentation de documents complémentaires tels que l’extrait KBIS. En somme, cette évolution vers une simplification administrative est un pas positif pour dynamiser la participation des entreprises aux marchés publics et renforcer l’économie dans son ensemble.
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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
C’est fort de cette expertise concrète et issue du terrain que j’ai décidé en 2022 de lancer mon activité et d’accompagner les entreprises souhaitant augmenter leur part de marché sur le secteur public.
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