Le mémoire technique est une pièce essentielle pour répondre à un appel d’offres public. Il s’agit d’un dossier adapté au marché qui permet à l’acheteur public de juger de la valeur technique de l’offre. Le mémoire technique peut être rendu contractuel ou non, selon ce qui est indiqué dans le cahier des charges.
Mais faut-il adapter son mémoire technique à chaque marché ou peut-on utiliser un modèle standard ? Quels sont les avantages et les inconvénients de chaque option ? Comment personnaliser son mémoire technique sans se perdre dans les détails ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Les avantages et inconvénients de l'utilisation d'un modèle standard
L’utilisation d’un modèle standard pour rédiger son mémoire technique présente certains avantages, mais aussi des inconvénients.
Avantage : facilité de rédaction du mémoire technique
L’avantage principal d’utiliser un modèle standard est la facilité de rédaction du mémoire technique. En effet, il suffit de reprendre un document déjà existant et de le modifier légèrement pour l’adapter au marché. Cela permet de gagner du temps et de ne pas avoir à repartir de zéro à chaque fois.
Inconvénient : perte de personnalisation et d'adaptation au maché
L’inconvénient majeur d’utiliser un modèle standard est la perte de personnalisation et d’adaptation au marché. En effet, en se contentant de copier-coller un document générique, on risque de ne pas répondre aux spécificités et aux exigences du marché. On perd ainsi en pertinence et en crédibilité aux yeux de l’acheteur public, qui peut penser que l’on n’a pas pris la peine d’étudier le cahier des charges ni de proposer une offre sur mesure.
L'importance de l'adaptation du mémoire technique à chaque marché
Face aux inconvénients liés à l’utilisation d’un modèle standard, il apparaît donc important d’adapter son mémoire technique à chaque marché. Cela présente plusieurs avantages.
Compréhension des spécificités et des exigences du marché
En adaptant son mémoire technique à chaque marché, on montre que l’on a compris les spécificités et les exigences du marché. On démontre ainsi sa capacité à analyser le besoin exprimé par l’acheteur public et à y répondre avec une offre adaptée. On valorise ainsi sa compétence professionnelle et sa connaissance du domaine.
Personnalisation du mémoire technique pour répondre aux attentes spécifiques du marché
En adaptant son mémoire technique à chaque marché, on personnalise son document pour répondre aux attentes spécifiques du marché. On met en avant ses atouts différenciateurs par rapport aux concurrents et on souligne les bénéfices apportés par sa solution. On crée ainsi une relation de confiance avec l’acheteur public et on augmente ses chances de remporter le marché.
personnaliser son mémoire technique sans se perdre dans les détails
Si l’adaptation du mémoire technique à chaque marché est importante, elle ne doit pas pour autant se faire au détriment de la clarté et de la concision du document. Il faut donc trouver un équilibre entre personnalisation et simplicité. Voici quelques astuces pour y parvenir.
Détermination des éléments clés à personnaliser pour chaque marché
Il existe des éléments clés qui doivent être personnalisés pour chaque marché, car ils sont directement liés aux spécificités du projet et aux attentes de l’acheteur. Ces éléments sont :
- L’analyse du besoin : il s’agit de montrer que vous avez bien compris le problème à résoudre ou le service à fournir, en reformulant les besoins exprimés par l’acheteur et en identifiant les contraintes et les enjeux du projet.
- La solution proposée : il s’agit de présenter votre offre technique en détaillant les prestations que vous allez réaliser, les méthodes que vous allez utiliser, les outils que vous allez mobiliser, les résultats attendus et les indicateurs de performance que vous allez mesurer.
- Les références : il s’agit de prouver votre expérience et votre savoir-faire en citant des exemples concrets de réalisations similaires ou proches du projet, en précisant le contexte, les objectifs, les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.
- L’équipe dédiée : il s’agit de présenter les compétences et les qualifications des personnes qui vont intervenir sur le projet, en indiquant leur rôle, leur fonction, leur expérience et leur formation.
Ces éléments doivent être adaptés à chaque marché car ils constituent le cœur de votre mémoire technique et démontrent votre capacité à répondre au besoin de l’acheteur. Ils doivent être cohérents entre eux et avec le projet.
Mise en place d'une structure flexible qui permet d'adapter facilement le mémoire technique aux exigences du marché
Il est possible de gagner du temps dans la rédaction du mémoire technique en utilisant un modèle standard qui contient une structure générale et des éléments communs à tous les marchés. Ce modèle peut comporter :
- Une introduction : il s’agit de présenter brièvement votre entreprise, ses activités, ses valeurs, sa politique qualité et son engagement dans le développement durable.
- Une conclusion : il s’agit de résumer les points forts de votre offre technique, de rappeler vos atouts concurrentiels et de remercier l’acheteur pour sa confiance.
- Des annexes : il s’agit d’appuyer votre offre avec des documents complémentaires tels que des certificats, des attestations, des fiches techniques ou des plaquettes commerciales.
Ces éléments peuvent être réutilisés pour plusieurs marchés car ils sont plus génériques et moins liés au projet spécifique. Toutefois, il faut veiller à ce qu’ils soient actualisés régulièrement et qu’ils ne contiennent pas d’informations obsolètes ou erronées.
Le modèle standard doit être conçu comme une trame flexible qui peut être modifiée selon les exigences du marché. Il faut donc respecter la forme demandée par l’acheteur (sommaire, pagination, numérotation…) et suivre le plan imposé ou proposé par le cahier des charges. Il faut également adapter le contenu selon le poids du critère technique dans l’évaluation des offres (plus ou moins détaillé) et selon la nature du marché (fourniture, service ou travaux).
rester fidèle au cahier des charges
Avant de rédiger son mémoire technique, il est indispensable de vérifier la conformité aux exigences générales du cahier des charges. En effet, l’acheteur public peut imposer des conditions particulières sur le contenu, la forme ou le nombre de pages du mémoire technique. Il peut également fournir un cadre à remplir ou demander des pièces complémentaires. Il faut donc respecter scrupuleusement les indications du dossier de consultation pour éviter les erreurs récurrentes qui peuvent entraîner un rejet de l’offre.
Adapter le mémoire technique à la complexité du marché
Une fois les exigences générales vérifiées, il faut adapter son mémoire technique en fonction du type et de la complexité du marché. Il n’existe pas de modèle universel de mémoire technique, car chaque marché a ses spécificités et ses enjeux. Il faut donc analyser le besoin exprimé par l’acheteur public et mettre en avant les éléments différenciateurs de son offre. Par exemple, si le marché porte sur une prestation intellectuelle, il faudra détailler la méthodologie employée, les compétences mobilisées et les références pertinentes. Si le marché porte sur une fourniture ou un service, il faudra présenter les caractéristiques techniques du produit ou du service proposé, les moyens humains et matériels mis en œuvre et les garanties offertes.
Utilisation d'un modèle standard comme base de travail pour gagner du temps
Si l’adaptation du mémoire technique est nécessaire pour répondre aux attentes de l’acheteur public, cela ne signifie pas qu’il faille repartir de zéro à chaque fois. Il est possible d’utiliser un modèle standard comme base de travail pour gagner du temps et assurer une cohérence dans sa communication. Un modèle standard peut comporter des rubriques génériques qui présentent l’entreprise, ses valeurs, ses engagements qualité ou environnementaux, ses certifications ou labels… Ces rubriques peuvent être réutilisées d’un marché à l’autre en y apportant des modifications mineures si besoin. En revanche, il faudra toujours personnaliser les rubriques qui concernent directement le marché visé : analyse du besoin, solution proposée, organisation opérationnelle… Ces rubriques doivent être adaptées au contexte et aux critères d’attribution du marché .
Décider entre modèle standard et mémoire personnalisé
Il n’existe pas de règle universelle pour choisir entre un mémoire technique standard ou adapté. Tout dépend du contexte du marché, des exigences de l’acheteur et des ressources disponibles du candidat. Voici quelques éléments à prendre en compte :
La complexité du marché et la spécificité des exigences
Plus le marché est complexe et les exigences sont spécifiques, plus il est nécessaire d’adapter son mémoire technique pour montrer sa compréhension du besoin et sa capacité à y répondre. Par exemple, si le marché porte sur une prestation innovante, il faudra détailler la méthodologie employée, les références pertinentes, les garanties offertes, etc. En revanche, si le marché porte sur une prestation courante et standardisée, il sera possible d’utiliser un modèle générique en y apportant quelques modifications mineures.
La taille de l'entreprise et les ressources disponibles pour la rédaction du mémoire
Plus l’entreprise est petite et dispose de peu de ressources humaines et financières pour répondre aux marchés publics, plus elle aura intérêt à optimiser son temps et son budget en utilisant un modèle standard qu’elle aura préalablement élaboré. Cela lui permettra de gagner en efficacité et en réactivité face à la concurrence. En revanche, si l’entreprise est grande et dispose d’une équipe dédiée aux marchés publics, elle pourra se permettre d’adapter son mémoire technique à chaque marché pour se différencier des autres candidats et valoriser son offre.
conclusion
En conclusion, il n’existe pas de réponse unique à la question : faut-il adapter son mémoire technique à chaque marché ou peut-on utiliser un modèle standard ? Il faut plutôt adopter une démarche mixte qui combine la personnalisation et la standardisation. Pour cela :
- Vérifiez toujours la conformité aux exigences générales du cahier des charges avant de rédiger votre mémoire technique
- Adaptez votre mémoire technique en fonction du type et de la complexité du marché en mettant en avant votre valeur ajoutée
- Utilisez un modèle standard comme base de travail pour gagner du temps et assurer une cohérence dans votre communication.
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À propos de l'auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
C’est fort de cette expertise concrète et issue du terrain que j’ai décidé en 2022 de lancer mon activité et d’accompagner les entreprises souhaitant augmenter leur part de marché sur le secteur public.
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