L’estimation des coûts de projet est une étape essentielle dans la gestion de projet. Elle permet de définir le budget nécessaire à la réalisation du projet, de contrôler les dépenses et d’évaluer la rentabilité du projet.
L’estimation des coûts de projet peut être complexe lorsque le projet implique des partenaires ou des sous-traitants externes, c’est-à-dire des acteurs qui ne font pas partie de l’organisation porteuse du projet mais qui contribuent à sa réalisation en fournissant des produits, des services ou des compétences.
Comment estimer les coûts de projet avec ces acteurs ? Quelles sont les étapes à suivre ? Quels sont les avantages et les inconvénients de recourir à des partenaires ou à des sous-traitants externes ? Cet article vous propose un guide pratique pour répondre à ces questions.
Définition des partenaires ou sous-traitants externes
Les partenaires ou sous-traitants externes sont des acteurs qui participent au projet en apportant une valeur ajoutée spécifique, mais qui ne font pas partie intégrante de l’organisation porteuse du projet. Ils peuvent être :
- Les fournisseurs de produits ou de matières premières : ils sont chargés de livrer les éléments nécessaires à la fabrication ou à l’assemblage du produit final du projet.
- Les prestataires de services : ils sont chargés d’effectuer certaines tâches liées au projet, comme la conception, le développement, le test, la maintenance, etc.
- Les partenaires de recherche et développement : ils sont chargés d’apporter leur expertise scientifique ou technique pour innover ou améliorer le produit final du projet.
- Les sous-traitants de production : ils sont chargés d’exécuter une partie du processus de fabrication ou d’assemblage du produit final du projet.
- Les consultants externes : ils sont chargés d’apporter leur conseil stratégique ou opérationnel pour optimiser la gestion ou la performance du projet.
- Les partenaires commerciaux : ils sont chargés de promouvoir ou de distribuer le produit final du projet sur un marché donné.
Les avantages et les inconvénients des partenaires ou sous-traitants externes
Avant de se lancer dans l’estimation des coûts de projet avec des partenaires ou sous-traitants externes, il est important de peser le pour et le contre de cette option. En effet, faire appel à des acteurs externes peut présenter des avantages mais aussi des inconvénients qu’il faut prendre en compte.
Les avantages des partenaires ou sous-traitants externes
- L’expertise : en faisant appel à des partenaires ou sous-traitants externes, vous pouvez bénéficier de leur savoir-faire et de leur expérience dans un domaine particulier. Cela peut vous permettre de réaliser un projet plus performant, plus innovant ou plus adapté à vos besoins.
- La flexibilité : en faisant appel à des partenaires ou sous-traitants externes, vous pouvez adapter votre capacité de production en fonction du volume et du rythme du projet. Cela peut vous permettre de gérer les fluctuations d’activité, les imprévus ou les urgences sans avoir à recruter du personnel supplémentaire.
- La réduction des coûts : en faisant appel à des partenaires ou sous-traitants externes, vous pouvez réduire vos coûts fixes liés au personnel (salaires, charges sociales, formation, etc.) et aux infrastructures (locaux, équipements, etc.). Vous ne payez que pour la prestation réalisée par le partenaire ou le sous-traitant externe.
- La mutualisation des risques : en faisant appel à des partenaires ou sous-traitants externes, vous pouvez partager les risques liés au projet avec eux. Par exemple, si le projet échoue ou si le client n’est pas satisfait du résultat final, vous pouvez négocier une clause contractuelle qui prévoit une répartition équitable des pertes financières.
Les inconvénients des partenaires ou sous-traitants externes
- Perte de contrôle sur une partie du projet. Le chef de projet doit donc s’assurer que les attentes et les objectifs sont bien définis et partagés par tous les acteurs. Il doit aussi mettre en place un système de suivi et de contrôle qualité pour vérifier que les livrables sont conformes aux exigences.
- Dépendance du respect des engagements et des délais par les partenaires ou les sous-traitants externes. Le chef de projet doit donc anticiper les risques liés à d’éventuels retards, erreurs ou conflits qui pourraient compromettre la réussite du projet.
- Difficulté de coordination entre les différents intervenants. Le chef de projet doit assurer une communication efficace et régulière entre toutes les parties prenantes, en tenant compte des différences culturelles, linguistiques ou organisationnelles. Il doit aussi gérer les interfaces et les interdépendances entre les tâches réalisées par chaque partenaire ou sous-traitant externe.
- Risque pour la confidentialité du projet. Le chef de projet doit donc veiller à protéger les informations sensibles et à établir un contrat clair qui définit les droits et les obligations de chaque partenaire ou sous-traitant externe.
Les étapes pour estimer les coûts de projet avec des partenaires ou sous-traitants externes
Pour estimer les coûts de projet avec des partenaires ou sous-traitants externes, il faut suivre les étapes suivantes :
- Définition des tâches et des rôles de chaque partenaire ou sous-traitant
- Évaluation des coûts directs
- Estimation des coûts indirects
- Intégration des coûts de partenaires ou de sous-traitants externes
- Évaluation des coûts totaux
Étape 1 - Définition des tâches et des rôles de chaque partenaire ou sous-traitant
La première étape consiste à analyser les compétences et les ressources de chaque partenaire ou sous-traitant externe qui va intervenir dans le projet. Il faut définir les responsabilités de chaque partenaire ou sous-traitant en fonction du cahier des charges du projet et établir un planning des tâches à réaliser. Cette étape permet d’identifier les besoins en fournitures, en main-d’œuvre, en prestations et en équipements.
Étape 2 - Évaluation des coûts directs
La deuxième étape consiste à évaluer les coûts directs liés au projet. Il s’agit des coûts qui peuvent être directement attribués au projet, comme :
- Les coûts liés aux fournitures et aux matières premières nécessaires à la réalisation du produit ou du service
- Les coûts liés à la main-d’œuvre (salaires, charges sociales, primes, etc.)
- Les coûts liés aux prestations fournies par les partenaires ou sous-traitants externes (honoraires, frais annexes, etc.)
- Les coûts indirects (frais généraux, assurance, etc.) proportionnels aux coûts directs
Pour évaluer ces coûts, il faut se baser sur les devis fournis par les partenaires ou sous-traitants externes, sur les tarifs du marché et sur l’historique des projets similaires.
Étape 3 - Estimation des coûts indirects
La troisième étape consiste à estimer les coûts indirects liés au projet. Il s’agit des coûts qui ne peuvent pas être directement attribués au projet mais qui sont nécessaires à son bon déroulement. Par exemple :
- Les coûts liés à la gestion du projet (frais administratifs, communication, suivi, contrôle qualité, etc.)
- Les coûts liés aux équipements et aux infrastructures utilisés pour le projet (location, amortissement, maintenance, etc.)
- Les coûts liés à la formation des équipes impliquées dans le projet (coût horaire, frais pédagogiques, etc.)
Pour estimer ces coûts indirects, il faut se baser sur le temps passé par chaque ressource , sur le taux horaire moyen , sur le taux d’utilisation moyen des équipements et infrastructures , et sur le nombre d’heures de formation nécessaires.
Étape 4 - Intégration des coûts de partenaires ou de sous-traitants externes
Lorsqu’un projet implique des partenaires ou des sous-traitants externes, il est essentiel d’intégrer leurs coûts dans l’estimation du budget global. Pour ce faire, il faut suivre les étapes suivantes :
- Établir un devis précis pour chaque partenaire ou sous-traitant externe : il s’agit de demander à chaque partie prenante de fournir un document détaillant le périmètre, les livrables, les délais et les coûts de sa contribution au projet. Ce devis doit être validé par le chef de projet et le client avant de signer un contrat.
- Analyser les coûts cachés : il s’agit d’identifier et d’évaluer les coûts qui ne sont pas explicitement mentionnés dans le devis, mais qui peuvent avoir un impact sur le budget du projet. Par exemple, les frais de déplacement, les frais de livraison, les taxes, les assurances, etc.
- Calculer les coûts supplémentaires en cas de retard ou de modification de projet : il s’agit d’anticiper les éventuels surcoûts liés à des imprévus ou à des changements dans la planification ou la portée du projet. Par exemple, les pénalités contractuelles, les indemnités compensatoires, les frais supplémentaires de main-d’œuvre ou de matériel, etc.
Étape 5 : estimation des coûts de projet en tenant compte de tous les éléments qui ont été identifiés aux étapes précédentes.
Il s’agit de :
- Faire le récapitulatif de l’ensemble des coûts directs et indirects du projet, en incluant les coûts liés aux ressources humaines, aux matériels, aux logiciels, aux voyages, aux frais généraux, etc.
- Ajouter les coûts liés aux partenaires ou sous-traitants externes qui participent au projet, en se basant sur les devis ou les contrats établis avec eux. Ces coûts peuvent être fixes ou variables selon la nature de la prestation fournie.
- Estimer les coûts de risque et de contingence qui correspondent à la somme d’argent nécessaire pour faire face aux imprévus ou aux aléas qui peuvent survenir pendant la réalisation du projet. Ces coûts sont généralement calculés en appliquant un pourcentage au budget total du projet, en fonction du niveau de risque estimé.
- Calculer la marge bénéficiaire qui représente le profit attendu par l’organisation qui réalise le projet. Cette marge peut être définie en fonction des objectifs financiers de l’organisation, du marché concurrentiel ou du type de client.
Le résultat de cette étape est le budget total du projet qui doit être validé par le commanditaire et communiqué aux parties prenantes concernées.
En conclusion
En conclusion, l’estimation des coûts de projet pour des projets impliquant des partenaires ou des sous-traitants externes est une étape cruciale dans la gestion de projet. Elle permet de déterminer le budget nécessaire à la réalisation du projet, de contrôler les dépenses et d’évaluer la rentabilité du projet.
L’utilisation de partenaires ou de sous-traitants externes peut présenter des avantages, notamment en termes d’expertise, de flexibilité, de réduction des coûts et de mutualisation des risques. Toutefois, cela peut également engendrer des inconvénients tels que la perte de contrôle sur une partie du projet, la dépendance envers les engagements et les délais des partenaires externes, la difficulté de coordination entre les différents intervenants et le risque de confidentialité du projet.
Pour estimer les coûts de projet avec des partenaires ou des sous-traitants externes, il convient de suivre différentes étapes telles que la définition des tâches et des rôles de chaque partenaire ou sous-traitant, l’évaluation des coûts directs et indirects, l’intégration des coûts de partenaires ou de sous-traitants externes et l’estimation des coûts totaux.
En somme, une estimation précise des coûts de projet permet de maximiser les chances de succès et de rentabilité du projet.
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À propos de l'auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
C’est fort de cette expertise concrète et issue du terrain que j’ai décidé en 2022 de lancer mon activité et d’accompagner les entreprises souhaitant augmenter leur part de marché sur le secteur public.
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