La réglementation en matière de protection des données personnelles a connu un tournant significatif avec l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui impose de nouvelles exigences pour les acteurs publics et privés. Dans le cadre des marchés publics, cette réglementation européenne entraîne des adaptations à plusieurs niveaux, à la fois dans la gestion des appels d’offres et dans l’exécution contractuelle. Il est primordial pour les entités publiques de se conformer au RGPD pour garantir la protection des données personnelles tout au long du processus de commande publique.
La mise en œuvre du RGPD dans les marchés publics requiert une attention particulière concernant la sous-traitance, où il est impératif d’insérer des clauses spécifiques relatives à la protection des données. Les entités adjudicatrices doivent s’assurer que leurs fournisseurs et sous-traitants respectent également les normes du RGPD. Ceci implique un contrôle des processus de traitement des données et la sécurisation des informations à caractère personnel dans tous les niveaux de prestation.
Points clés
- La conformité au RGPD est fondamentale dans la gestion des marchés publics.
- Il est crucial d’intégrer des mesures de protection des données dès la phase de passation de contrats.
- Une vigilance constante sur la sécurisation des informations personnelles s’impose à tous les stades contractuels.
Cadre légal du RGPD dans les marchés publics
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) établit un cadre juridique qui régit le traitement des données à caractère personnel au sein de l’Union européenne, y compris dans le contexte des marchés publics. Cette réglementation vise la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et la libre circulation de ces données.
Notions de base du RGPD
Le RGPD est un règlement de l’Union européenne qui harmonise la protection des données personnelles et renforce les droits des individus. Il impose des obligations spécifiques aux organismes publics et privés traitant des données personnelles et assure la protection des personnes physiques. Il garantit également la libre circulation de ces données dans l’ensemble de l’UE, sans restriction pour des raisons de protection.
Terminologie spécifique du RGPD
La terminologie du RGPD appliquée aux marchés publics comprend des termes tels que « responsable du traitement », « sous-traitant » et « données à caractère personnel ». Les marchés publics doivent intégrer des clauses RGPD pour préciser les responsabilités des parties en matière de protection des données.
Règlement général sur la protection des données
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impacte les marchés publics à plusieurs égards. Les entités adjudicatrices doivent veiller à ce que les contrats publics respectent les principes du RGPD, et cela inclut les obligations relatives à la sous-traitance. Les marchés en cours d’exécution et les nouveaux marchés doivent être conformes au RGPD pour protéger les données personnelles tout au long de leur cycle de vie.
L’impact du RGPD sur les procédures de commande publique
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) introduit des obligations spécifiques et modifie les processus de commande publique, surtout pour les acheteurs publics et dans la gestion des offres.
Obligations RGPD pour les acheteurs publics
Les acheteurs publics doivent se conformer aux principes de protection des données du RGPD lors de la passation des marchés publics. Ils sont tenus d’insérer des clauses spécifiques, connues sous le nom de clauses RGPD, dans les contrats pour assurer la conformité aux exigences de traitement des données. L’article 28 du RGPD, qui traite de la sous-traitance, s’applique directement à l’administration qui doit veiller à ce que les sous-traitants respectent également le RGPD.
- Identification des responsabilités : Les acheteurs doivent définir clairement les rôles des différents acteurs (responsable de traitement, sous-traitant) au sein du contrat.
- Finalité des données : Ils doivent s’assurer que chaque utilisation des données personnelles a un but explicite et légitime.
Procédures de passation et de traitement des offres
Durant la phase de passation, il est essentiel de prendre en compte la protection des données dès la conception des procédures et tout au long de leur mise en œuvre. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) conseille l’intégration de garanties appropriées pour la sécurité des données personnelles dès l’étape de rédaction de l’appel d’offres.
- Sécurité des offres : Des mesures doivent être mises en place pour protéger les informations personnelles contenues dans les offres des candidats.
- Transparence des procédures : Les critères de sélection et les conditions de traitement des offres doivent être clairs, équitables et conformes aux principes du RGPD.
Les acheteurs et l’administration dans le cadre des contrats de la commande publique doivent donc intégrer ces considérations relatives à la protection des données personnelles, affichant ainsi une vigilance accrue pour répondre aux exigences du RGPD.
La gestion des contrats sous le prisme du RGPD
La gestion des contrats publics intègre désormais des mesures strictes imposées par le RGPD, concernant la protection des données personnelles et la responsabilité des entités impliquées. Ces mesures affectent la rédaction des contrats, la sous-traitance, et imposent des obligations précises en matière de traitement des données.
Exigences pour les contrats et sous-traitance
Dans le cadre de l’exécution d’un contrat de marchés publics, le RGPD stipule des exigences clés pour assurer la protection des données personnelles. Conformément à l’article 28 du RGPD, les contrats doivent inclure des clauses spécifiques qui définissent les conditions de traitement des données par les sous-traitants. De plus, le contrat de sous-traitance doit préciser les obligations des sous-traitants, notamment en termes de mesures techniques et organisationnelles pour la sécurité des données.
- Clause obligatoire: Description des services de traitement des données
- Impératif de conformité: Mesures techniques et organisationnelles à inclure
- Communication des informations: Obligations de transparence entre les parties
Responsabilité et responsabilisation des parties
La responsabilité au sens du RGPD est définie par l’aptitude à justifier la conformité des traitements de données avec le règlement. Tant les responsables conjoints du traitement que les sous-traitants endossent une responsabilité claire quant à la gestion des données. Ils doivent prendre des mesures proactives pour garantir la conformité, et peuvent être requis de nommer un délégué à la protection des données pour superviser la mise en œuvre des dispositions du RGPD.
- Responsabilité partagée: Responsables conjoints du traitement et sous-traitants doivent garantir et documenter leur conformité au RGPD.
- Documentation exigée: Registres des catégories de traitement réalisées et documentation prouvant le respect du RGPD.
- Rôle du délégué: Le délégué à la protection des données veille à la conformité et sert d’interlocuteur face aux autorités de contrôle.
Dans l’optique d’une exécution conforme, tout avenant au contrat doit aussi refléter les obligations liées au RGPD et être conforme au CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales), pour s’assurer que les modifications respectent les dispositions relatives à la protection des données.
Le traitement des données personnelles dans les marchés publics
Dans le cadre des marchés publics, la gestion sûre et conforme des données personnelles revêt une importance cruciale. La réglementation impose aux acteurs impliqués des rôles distincts et des obligations spécifiques en matière de traitement des données à caractère personnel.
Rôle du responsable de traitement
Le responsable de traitement est l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles au sein du marché public. Il doit assurer la conformité des activités de traitement avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les responsabilités comprennent:
- Évaluation du traitement : Identification précise du traitement des données personnelles.
- Définition des clauses : Rédaction de clauses contractuelles appropriées qui dictent le traitement des données par les sous-traitants.
- Surveillance des sous-traitants : Contrôle des pratiques des sous-traitants pour garantir le respect des exigences du RGPD.
Traitement des données à caractère personnel par le sous-traitant
Le sous-traitant agit sur instruction du responsable du traitement et s’engage à traiter les données personnelles uniquement pour les besoins spécifiques du marché public. Il est impératif que le sous-traitant:
- Respecte les instructions : Les données doivent être traitées selon les directives établies par le responsable du traitement.
- Garantisse la sécurité des données : Le sous-traitant est tenu de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles.
- Rédige des clauses de sous-traitance : Les contrats de sous-traitance doivent refléter les obligations du sous-traitant et les droits des personnes concernées.
Dans chaque étape du marché public, les entités doivent veiller à une manipulation correcte des données personnelles, conférant une priorité à la protection des données et à la conformité réglementaire.
Sécurité et protection des données
Dans le cadre des marchés publics, la sécurité et la protection des données revêtent une importance cruciale. La réglementation RGPD impose des standards élevés en matière de traitement et de conservation des informations personnelles. Les entités publiques doivent donc adopter des mesures de protection adéquates pour garantir les libertés et la sécurité informatique.
Mesures de sécurité et conservation des données
La sécurisation des données dans les marchés publics se décline en pratiques rigoureuses et méthodes conformes aux normes RGPD. Ces mesures comprennent :
- Chiffrement des données : pour prévenir des accès non autorisés.
- Contrôle d’accès : limitation de l’accès aux données personnelles au personnel habilité.
- Audits réguliers : pour évaluer l’efficacité des mesures de sécurité.
- Politique de conservation : les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées.
La conservation des données doit respecter un calendrier bien défini et les entités sont tenues de fournir des garanties suffisantes quant à leur capacité à protéger les données sur le long terme.
Portabilité et accès aux données
La RGPD introduit le principe de portabilité des données, accordant aux individus le contrôle de leurs informations personnelles. Les entités publiques doivent s’assurer que :
- Les demandeurs peuvent récupérer leurs données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
- L’accès aux données doit être simple et direct, afin de permettre aux individus d’en obtenir une copie ou de les transférer vers un tiers.
Les systèmes informatiques doivent être conçus pour faciliter cet accès tout en maintenant un niveau de sécurité approprié contre toute forme de violation des données.
Mise en conformité et contrôle
La mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est cruciale pour les acteurs de la commande publique. Elle implique une série d’actions structurées et le respect de procédures de contrôle strictes, sous la vigilance de la CNIL.
Actions de mise en conformité
Les entités publiques et privées impliquées dans les marchés publics doivent prendre des mesures concrètes pour s’aligner sur les exigences du RGPD. Ces actions comprennent:
- Création de registres des traitements : Il s’agit de documenter tous les fichiers contenant des données personnelles, leur usage et leur processus de traitement.
- Choix d’une base légale : Il est impératif de définir la légitimité du traitement des données, comme le consentement des personnes concernées.
- Durée de conservation : Les données ne doivent pas être conservées au-delà du temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées.
Rôle de la CNIL et sanctions applicables
La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) supervise l’application du RGPD et peut imposer des sanctions en cas de non-conformité. Le rôle de la CNIL comprend:
- Contrôle et audits : Vérification régulière des processus de traitement des données pour s’assurer qu’ils respectent le cadre réglementaire.
- Sanctions : En cas de violation du RGPD, les entités peuvent être soumises à des avertissements, des mises en demeure, ou des amendes pouvant atteindre jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros.
La responsabilisation des acteurs et le respect de la réglementation sont au cœur de la gouvernance des données personnelles dans les marchés publics.
Modernisation et numérisation des marchés publics
La transition vers la numérisation des marchés publics entraîne une série de transformations pour garantir la transparence et la conformité au RGPD. Les acheteurs publics doivent s’adapter à ces évolutions pour une gestion optimisée des procédures d’appels d’offres et des données à caractère personnel.
Dématérialisation des appels d’offres et procédures
La dématérialisation représente la pierre angulaire de la modernisation des marchés publics. Elle implique l’utilisation de plateformes électroniques pour la diffusion des appels d’offres et la soumission des réponses par les entreprises. Cette évolution, favorisée par la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) du Ministère, vise une administration plus transparente et efficace. En outre, la dématérialisation encourage les achats mutualisés, simplifiant le processus pour les administrations et les entreprises.
L’évolution de la commande publique face au RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a imposé aux entités publiques des normes strictes pour la protection des données personnelles. Dans le cadre des marchés publics, cela se traduit par la nécessité d’inclure des clauses RGPD spécifiques pour régir la collecte, le traitement et la conservation des données. Les acheteurs publics doivent veiller à ce que toutes les parties prenantes, y compris les sous-traitants, respectent les dispositions réglementaires, sous peine de sanctions. Cela a mené les entités publiques, telles que la DAJ, à élaborer des recommandations précises pour être en conformité avec le RGPD.
Foire aux questions
Cette section aborde les interrogations fréquentes liées à l’intégration du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) dans les marchés publics et leurs implications légales et opérationnelles pour les entités concernées.
Quelles clauses RGPD doivent être incluses dans les marchés publics?
Les marchés publics doivent inclure des clauses spécifiques au RGPD pour assurer la conformité au traitement des données personnelles. Il s’agit notamment des obligations de protection des données, des procédures en cas de violation de données et de la description des rôles de sous-traitants et de responsables de traitement.
Comment le DAJ applique-t-il le RGPD dans le cadre de marchés publics?
Le Direction des Affaires Juridiques (DAJ) intègre le RGPD en mettant en place des processus de conformité dans les marchés publics. Le DAJ fournit des directives sur la manière de respecter les obligations du RGPD telles que l’évaluation d’impact sur la protection des données et la gestion des risques associés.
Quels sont les obligations et droits du fournisseur en matière de RGPD dans un marché public?
Le fournisseur doit protéger les données personnelles et respecter les principes du RGPD tels que la limitation de la finalité, la minimisation des données, et la précision. Les fournisseurs ont également le droit de demander des clarifications sur leurs responsabilités spécifiques dans le cadre du marché.
Comment les pénalités en rapport avec le RGPD sont-elles déterminées dans un marché public?
Les pénalités en cas de non-conformité au RGPD dans un marché public sont définies par les termes du contrat et la législation applicable. Elles peuvent inclure des amendes et des mesures correctives qui dépendent de la gravité et de la nature de l’infraction au RGPD.
Quel est le rôle de la CADA en ce qui concerne le RGPD dans les marchés publics?
La Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) joue un rôle consultatif en ce qui concerne l’accès aux documents publics et la protection des données personnelles dans le cadre du RGPD. Elle peut fournir des avis sur l’équilibre entre la transparence et la protection des données.
Quels sont les impacts du RGPD sur les modalités de paiement dans les marchés publics?
Le RGPD peut influencer les modalités de paiement dans les marchés publics dès lors qu’il s’agit de traiter des données personnelles dans le cadre des transactions. Les fournisseurs doivent s’assurer que les moyens de paiement respectent la confidentialité et l’intégrité des données personnelles des parties impliquées.
Conclusion
En conclusion, l’intégration du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) dans les marchés publics représente un défi mais aussi une opportunité significative pour les entités publiques et privées impliquées. Le RGPD, avec ses exigences rigoureuses en matière de traitement, de protection et de sécurité des données personnelles, requiert une refonte des pratiques et des processus dans la commande publique. La mise en œuvre de cette réglementation implique l’insertion de clauses spécifiques de protection des données dans les contrats, une vigilance accrue dans la sous-traitance, et la nécessité d’un contrôle constant sur la sécurisation des informations personnelles.
Les acheteurs publics jouent un rôle clé dans cette dynamique, devant assurer la conformité de leurs procédures de passation de marchés et la gestion contractuelle avec le RGPD. De leur côté, les fournisseurs et sous-traitants doivent se conformer aux normes établies par le RGPD et veiller à la mise en place de mesures de protection efficaces. La responsabilité partagée entre les différentes parties garantit non seulement la protection des données mais contribue également à la confiance et à la transparence dans le cadre des marchés publics.
La numérisation croissante et la dématérialisation des appels d’offres et des procédures contractuelles introduisent des complexités supplémentaires, mais offrent aussi des opportunités pour une meilleure conformité et efficacité. Le RGPD a ainsi accéléré la modernisation des marchés publics, rendant essentiel l’alignement des pratiques sur les standards européens de protection des données.
En somme, l’intégration du RGPD dans les marchés publics n’est pas seulement une obligation légale, mais un élément essentiel pour assurer une gouvernance des données responsable et transparente, au service de la confiance publique et de l’efficacité administrative.
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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
C’est fort de cette expertise concrète et issue du terrain que j’ai décidé en 2022 de lancer mon activité et d’accompagner les entreprises souhaitant augmenter leur part de marché sur le secteur public.
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