La “carte achat” est un instrument financier innovant qui révolutionne la commande publique en simplifiant le processus d’acquisition de biens et services pour les administrations. Utilisée par les agents publics, elle permet des transactions efficaces et sécurisées à autorisation systématique, en accord avec les contraintes budgétaires prédéfinies. Cette carte contribue à une meilleure gestion des dépenses publiques à travers une rationalisation des achats et une réduction significative des processus administratifs.
Dans le contexte de l’achat public, la carte d’achat s’inscrit en tant qu’outil de modernisation de la fonction achat au sein des institutions, ce qui répond au besoin d’efficacité et de transparence demandé par la règlementation actuelle. Elle offre un cadre juridique et réglementaire clair, permettant une exécution pratique des marchés publics, tout en favorisant une gestion opérationnelle adaptée aux enjeux actuels et aux perspectives d’évolution de la commande publique.
Points clés
- La carte d’achat est un moyen de paiement moderne pour la commande publique.
- Elle encadre les achats avec une gestion simplifiée et transparente.
- L’utilisation de la carte d’achat répond aux normes réglementaires en vigueur.
Cadre juridique et réglementaire
Le cadre juridique et réglementaire de la carte d’achat en commande publique française est défini par une série de textes législatifs et réglementaires spécifiant son utilisation, ses acteurs et ses limites dans le contexte des marchés publics.
Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004
Le Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 a été le premier texte à encadrer l’utilisation de la carte d’achat dans les marchés publics. Cette disposition a posé les bases de la simplification des procédures d’achat, en favorisant l’efficacité et la transparence.
Décret n° 2023-209
Le Décret n° 2023-209 de mars 2023 remplace le décret précédent et constitue aujourd’hui la principale règlementation relative à l’exécution des marchés publics par carte d’achat. Il modernise le cadre existant et l’adapte aux nouvelles pratiques administratives.
Arrêté du 22 mai
Un arrêté du 22 mai complémentaire au décret peut être publié afin de préciser le seuil en dessous duquel la carte d’achat peut être utilisée de façon simplifiée, ainsi que pour apporter des détails sur les modalités pratiques de mise en œuvre.
Code des marchés publics
Le Code des marchés publics constitue le corps de règles générales applicables à la commande publique. Il intègre les dispositions relatives à l’utilisation de la carte d’achat, notamment les conditions de son emploi et les seuils financiers autorisés.
Autres aspects réglementaires
En plus de ces textes principaux, il est important de tenir compte des autres aspects réglementaires qui peuvent influencer l’utilisation de la carte achat, tels que les seuils de procédure formalisée et les attributions des autorités publiques centrales en matière de commande publique.
La carte d’achat dans la commande publique
La carte d’achat est un outil financier efficace pour la gestion dématérialisée des achats de petits montants au sein des entités publiques. Elle vise à simplifier et à accélérer les processus de commande et de paiement.
La définition et l’objectif
La carte d’achat est un moyen de paiement destiné aux agents des structures publiques. Son but primaire est de faciliter l’acquisition de fournitures et de services de faible valeur, en permettant de passer des commandes directement auprès de fournisseurs préalablement référencés, sans passer par des procédures complexes d’achat.
Le programme de carte d’achat
Le programme de carte d’achat dote les ordonnateurs d’une méthode leur permettant de déléguer un droit de commande à des porteurs de cartes sélectionnés. Ces derniers utilisent des cartes émises par des opérateurs bancaires pour effectuer leurs achats. Ce programme est encadré par un dispositif législatif précis, qui définit les modalités d’utilisation et les limites des transactions possibles.
Avantages et utilisation
Les principaux avantages de la carte d’achat résident dans la gestion simplifiée et la dématérialisation des processus. Les achats de petits montants peuvent être réalisés rapidement et efficacement, réduisant ainsi les délais de commande et les coûts liés à la gestion des transactions. Les cartes peuvent être utilisées dans des marchés globalisés pour l’achat de matériel standard, tels que le papier et les consommables informatiques.
Processus et gestion des cartes d’achat
La gestion efficace des cartes d’achat représente un élément crucial de la commande publique, permettant d’optimiser l’efficacité des achats publics et la comptabilisation des dépenses. Elle implique des étapes spécifiques à partir de l’attribution jusqu’au suivi.
Procédure d’attribution
La carte d’achat est attribuée selon des modalités bien définies qui prennent en compte les besoins de l’entité publique et les habilitations des utilisateurs. L’attribution est encadrée par le cadre juridique établi par le Code de la commande publique, veillant à la conformité avec les marchés publics. L’agent public reçoit une formation adéquate pour utiliser cette carte, ce qui garantit la conformité avec les procédures établies.
Gestion et suivi
La gestion de la carte d’achat requiert une surveillance continue pour garantir une utilisation appropriée et éviter les dépenses inappropriées. Les entités publiques mettent en place des dispositifs de contrôle par un système d’autorisation systématique pour les paiements, souvent associés à des limites de dépense préétablies. Cette gestion est habituellement assurée par un comptable public ou une équipe dédiée, qui s’occupe du suivi des transactions et des relations avec les fournisseurs référencés.
Comptabilisation des dépenses
La comptabilisation des dépenses réalisées via la carte d’achat s’inscrit dans une démarche de transparence et de traçabilité. Elle requiert une collaboration étroite entre l’acheteur public et le comptable public pour enregistrer avec précision les achats sur les comptes de stocks ou directement en dépense selon leur nature. Les paiements sont tracés et les opérations comptabilisées en temps réel, permettant une gestion précise des avances et des dépenses publiques.
Relations avec les fournisseurs et opérateurs
La mise en œuvre de la carte d’achat dans le secteur public instaure un cadre spécifique pour les interactions avec les fournisseurs et les opérateurs économiques. L’efficacité de ce système repose sur la gestion rigoureuse des relations et l’engagement protocolaire entre les parties.
Gestion des relations avec les fournisseurs
La gestion des relations avec les fournisseurs s’oriente autour de l’habilitation et des bonnes pratiques de sourcing. Les collectivités locales établissent souvent une communication formelle et directe pour inciter les fournisseurs à accepter la carte d’achat comme moyen de paiement. Cela nécessite une démarche proactive pour :
- Expliquer les avantages de la carte d’achat.
- Démontrer le souhait de simplification des transactions.
Il est essentiel de s’assurer que les fournisseurs adhèrent pleinement à ce système qui vise une dématérialisation complète des processus d’achat et de facturation.
Engagement avec les opérateurs économiques
L’engagement avec les opérateurs économiques se traduit par la mise en place d’une relation contractuelle avec l’opérateur de carte d’achat. Pour pouvoir réaliser des acquisitions auprès du réseau de fournisseurs défini, l’acheteur public doit :
- Établir un contrat détaillant les modalités d’utilisation de la carte.
- Préciser les segments d’achats et les plafonds autorisés.
Les opérateurs économiques sont ainsi garants de la bonne exécution des termes du contrat, notamment en ce qui concerne les autorisations systématiques et les limites de dépenses.
Responsabilités et rôles des acteurs
La gestion d’une carte d’achat dans le cadre des commandes publiques implique la participation coordonnée de différentes parties, chacune avec des responsabilités spécifiques garantissant l’efficience et la conformité des transactions.
Les agents et porteurs de carte
Les agents publics, en tant que porteurs de carte, sont responsables de l’utilisation conforme de la carte d’achat. Ils effectuent des achats dans le respect des segments définis, s’assurent que les dépenses sont justifiées et enregistrent les transactions selon les procédures établies.
- Utilisation corrrecte: effectuer des achats selon les catégories pré-établies.
- Justification des dépenses: conserver les preuves d’achat et suivre les directives de l’entité pour les rapports.
Rôle des entités publiques
Les entités publiques définissent les besoins en approvisionnement et établissent les procédures d’utilisation des cartes. Elles désignent les agents autorisés et déterminent les plafonds de dépenses. Ces entités supervisent également les transactions pour assurer le respect du cadre budgétaire.
- Définition des procédures: établir des règles claires sur l’utilisation des cartes.
- Supervision des dépenses: surveiller les transactions pour éviter tout dépassement budgétaire.
Les établissements émetteurs et bancaires
Les établissements émetteurs et bancaires jouent un rôle crucial en fournissant les cartes d’achat aux entités publiques. Ils doivent assurer la sécurité des transactions et offrent souvent des systèmes de reporting pour faciliter le suivi des dépenses.
- Sécurité des transactions: garantir des mesures de protection des données financières.
- Outils de reporting: fournir des solutions pour le suivi et l’analyse des dépenses.
Cadre du contrôle interne
Le contrôle interne est indispensable pour vérifier la régularité et la conformité des opérations effectuées avec la carte d’achat. Il s’agit d’un ensemble de procédures mises en place par l’entité publique comprenant des audits réguliers et des évaluations des risques financiers.
- Procédures de vérification: évaluer de manière systématique la régularité des transactions.
- Évaluations des risques: identifier les potentiels écarts et prendre des mesures préventives.
Enjeux modernes et perspectives
L’évolution de la carte d’achat dans la commande publique s’ancre dans une ère de digitalisation accélérée, enclin à une responsabilité sociale et environnementale marquée, et guidée par des principes de réutilisation et de propriété intellectuelle définis.
Digitalisation de la commande publique
La professionnalisation et la dématérialisation des procédures s’inscrivent comme des priorités dans la modernisation des administrations publiques. L’utilisation accrue des cartes d’achat témoigne de cette transformation numérique, où la simplification des achats de petits montants via des solutions digitales permet d’améliorer l’efficacité et la transparence des processus. Des guides spécifiques accompagnent les entités publiques dans la mise en œuvre de ces outils dématérialisés.
La commande publique est désormais consciente de son impact sociétal et intègre activement des aspects sociaux et environnementaux dans ses critères d’achat. La carte d’achat devient ainsi un vecteur pour favoriser des achats responsables, encourageant l’émergence de pratiques durables.
Réutilisation et propriété intellectuelle
Le cadre juridique de la commande publique valorise la réutilisation des données et respecte les droits de la propriété intellectuelle. Les entités publiques doivent veiller à l’utilisation appropriée des licences et à la diffusion des informations tout en garantissant le respect des droits d’auteur et des créations intellectuelles.
Gestion opérationnelle de la carte d’achat
La gestion opérationnelle de la carte d’achat dans le cadre des marchés publics implique un processus structuré qui s’étend depuis la formation des agents jusqu’à l’analyse précise des dépenses. Elle garantit l’efficience et la transparence des achats au sein des collectivités et des entités publiques.
Formation et habilitation des agents
La professionnalisation des acheteurs publics commence par une formation adéquate et une habilitation des agents à utiliser la carte d’achat. Cette étape assure que chaque gestionnaire connaît les bonnes pratiques et les limites de son droit de commande. Les sessions de formation couvrent souvent les aspects réglementaires, les risques liés à la fraude et la méthodologie pour passer des commandes de manière efficace.
Gestion de la commande et des achats
La gestion des commandes s’effectue généralement via un porteur de carte désigné, qui a la responsabilité d’effectuer des achats de fournitures et de services jusqu’à un montant prédéfini. Le processus inclut:
- Bons de commande: générés automatiquement pour chaque transaction.
- Suivi des dépenses: permet une comptabilisation précise.
- Programme de carte d’achat: définit les segments d’achats et les limites de dépense pour chaque carte.
Analyse des dépenses et reporting
Une analyse rigoureuse des dépenses et un reporting périodique sont essentiels pour évaluer l’efficacité du programme de carte d’achat. Les rapports générés permettent d’identifier les tendances d’achat, de contrôler les coûts et de repérer les opportunités d’amélioration. Les gestionnaires utilisent ces données pour ajuster les politiques d’achat et renforcer le contrôle interne.
Annexes et guides pratiques
Dans le cadre de la commande publique, les annexes et les guides pratiques sont des outils cruciaux pour l’implémentation efficace et conforme de la carte d’achat. Ils fournissent des instructions détaillées et des références pour l’usage méthodique de ce moyen de paiement.
Guides méthodologiques
Les guides méthodologiques sont des documents élaborés par les institutions publiques pour encadrer l’utilisation de la carte d’achat. Ces documents servent à:
- Expliquer le fonctionnement de la carte d’achat, de son attribution à son utilisation quotidienne.
- Détailleur les étapes de mise en place d’un programme de carte d’achat au sein d’une entité publique.
- Présenter les conditions d’émission et les procédures de paiement en conformité avec le décret n° 2023-209 du 27 mars 2023.
Ils constituent une référence pour les agents acheteurs et les gestionnaires financiers des collectivités locales et des établissements publics.
Exemples de bonnes pratiques
Les exemples de bonnes pratiques sont des modèles ou des études de cas qui illustrent l’utilisation optimale de la carte d’achat. Ces informations permettent aux entités d’adopter les stratégies les plus efficaces et de bénéficier pleinement des avantages de la carte d’achat. Les bonnes pratiques comprennent:
- La segmentation des achats pour une gestion plus efficace et sécurisée.
- La détermination des plafonds de dépense adaptés aux besoins et aux politiques internes.
- La formation des utilisateurs pour assurer une adoption réussie et une gestion des risques adéquate.
- Le suivi et l’évaluation réguliers des transactions pour maintenir la transparence et l’intégrité financière.
Ces pratiques sont souvent mises à jour pour refléter les évolutions législatives et les retours d’expérience.
Foire aux questions
Dans cette section, nous répondrons à des questions courantes concernant l’usage et les réglementations des cartes d’achat dans les commandes publiques.
Quelles sont les modalités de la délibération pour l’usage d’une carte d’achat dans les collectivités territoriales ?
La délibération pour l’usage d’une carte d’achat doit être effectuée par l’assemblée délibérante de la collectivité. Elle définit le cadre et les limites de l’utilisation des cartes, en conformité avec les règles de la commande publique.
Peut-on utiliser une carte d’achat pour des transactions en ligne dans le cadre de la commande publique ?
Les cartes d’achat peuvent effectivement être utilisées pour des transactions en ligne, rendant les achats plus agiles tout en respectant les règles de sécurité et de traçabilité financière.
Quels services sont généralement associés à une carte d’achat dans le contexte de l’université ou d’une administration publique ?
Les services associés incluent souvent la gestion dématérialisée des factures, le suivi en temps réel des dépenses, et parfois des avantages négociés avec les fournisseurs référencés.
Comment la centrale d’achat pour les collectivités territoriales facilite-t-elle les procédures d’achat public ?
La centrale d’achat simplifie les procédures en regroupant les besoins de multiples collectivités et en négociant des conditions d’achat avantageuses, ce qui réduit les coûts et les délais administratifs.
Quelles nouveautés le décret n° 2023-209 du 27 mars 2023 apporte-t-il en matière d’utilisation de la carte d’achat ?
Le décret n° 2023-209 a introduit une simplification des procédures et une extension des seuils de montant pour l’utilisation des cartes d’achat, amplifiant leur efficacité dans la commande publique.
Quelles sont les conditions juridiques encadrant le paiement par carte bancaire pour une collectivité territoriale ?
Les conditions juridiques stipulent que les paiements doivent respecter les principes de la commande publique tels que la transparence, l’égalité de traitement des fournisseurs, et la bonne utilisation des deniers publics.
Conclusion
En conclusion, la carte d’achat se positionne comme un levier majeur de modernisation et d’optimisation de la commande publique. Cette innovation financière offre aux administrations publiques un moyen de paiement adapté, efficace et sécurisé, en harmonie avec les exigences réglementaires actuelles. Par sa capacité à simplifier le processus d’achat, en réduisant les lourdeurs administratives et en accélérant les transactions, la carte d’achat se révèle être un outil précieux pour la gestion des dépenses publiques.
Son cadre juridique et réglementaire, notamment à travers le décret n° 2023-209 et les directives du Code des marchés publics, assure une utilisation transparente et conforme aux normes en vigueur. En offrant une visibilité accrue sur les dépenses et en facilitant la traçabilité des transactions, elle contribue directement à une meilleure gestion des finances publiques.
L’adoption de la carte d’achat dans les administrations témoigne d’une volonté de moderniser les pratiques d’achat et de s’aligner sur les standards de gestion financière contemporains. Toutefois, son efficacité dépend de l’engagement des acteurs impliqués, de la formation adéquate des utilisateurs, de la bonne gestion des relations avec les fournisseurs et des opérateurs économiques, ainsi que d’une surveillance rigoureuse des transactions.
Ainsi, la carte d’achat s’inscrit comme une réponse concrète aux défis actuels de la commande publique : exigence de performance, nécessité de transparence et impératif de maîtrise budgétaire. Son évolution continue, soutenue par des ajustements réglementaires et une intégration accrue des technologies numériques, lui confère un rôle clé dans l’écosystème de la commande publique, marquant un pas vers une gestion publique plus agile, responsable et efficace.
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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
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