Dans le contexte des marchés publics, la qualité et la conformité des prestations informatiques sont essentielles. La Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) et la Vérification d’Aptitude (VA) jouent un rôle crucial pour s’assurer que les services fournis répondent aux exigences définies. Ces étapes précèdent l’introduction des prestations dans l’environnement de production et servent à identifier d’éventuelles anomalies ou non-conformités.
La Mise en Ordre de Marche (MOM) marque le démarrage formel des prestations, suivie par la Vérification de Service Régulier (VSR) qui évalue le bon fonctionnement continuel des prestations. Durant ces phases, divers scénarios de test sont utilisés pour garantir la compatibilité des équipements et la conformité des spécifications. Cette procédure rigoureuse est documentée dans le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG), garantissant un cadre transparent et normé pour les appels d’offres et l’exécution des prestations.
La gestion des processus de réception, de la recette provisoire à la recette définitive, ainsi que les mesures de maintenance et de sécurité informatique, sont toutes encapsulées dans ce cadre réglementaire. Les Procès-verbaux (PV) et les bancs d’essais sont essentiels pour attester la conformité des prestations et statuer sur l’acceptation ou le rejet des services.
Points clés
- Les Vérifications d’Aptitude assurent la qualité et la conformité des prestations informatiques.
- La Mise en Ordre de Marche et les tests prédéfinis évaluent le bon fonctionnement des services fournis.
- Le CCAG fournit un cadre détaillé pour documenter et gérer les appels d’offres.
Cadre réglementaire et définitions
Le cadre réglementaire des projets informatiques en France comporte des règles précises définies principalement par le CCAG et le CCAG-TIC. Il régit les marchés publics, en stipulant les obligations des parties prenantes et les modalités d’exécution des prestations.
CCAG et CCAG-TIC
Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) et Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux Technologies de l’Information et de la Communication (CCAG-TIC) sont des documents contractuels normatifs. Ils définissent les conditions générales de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics informatique.
Le CCAG-TIC 2021, par exemple, encadre spécifiquement les prestations informatiques. Il précise les modalités de vérification d’aptitude (VA), la vérification de service régulier (VSR), et les obligations en termes de maintenance et de sécurité informatique. L’approche adoptée par ces documents assure que les équipements et services fournis répondent aux specifications contractuelles et aux standards de qualité.
Marchés Publics
Les marchés publics, régis par les CCAG, concernent les achats de biens et services effectués par les institutions publiques. Ces marchés impliquent un processus strict de passation, souvent par appels d’offres, permettant la sélection des prestataires sur la base de critères définis.
Un aspect crucial des marchés publics est la vérification de la compatibilité des équipements avec les besoins définis dans le cahier des charges. La recette provisoire et définitive sont des étapes clés où la performance et la conformité des prestations fournies sont testées via des scénarios prédéfinis.
Des procès-verbaux (PV) sont établis pour documenter chaque étape du processus, assurant une traçabilité et une transparence optimale. La dématérialisation des procédures a également simplifié et sécurisé les échanges entre les parties.
Procédures de vérification
Les procédures de vérification dans les marchés publics informatiques garantissent que les prestations livrées ou exécutées respectent les stipulations du marché et les dispositions contractuelles. Elles comprennent plusieurs étapes clés : la vérification d’aptitude, la vérification de service régulier, la vérification d’aptitude au bon fonctionnement, et la mise en ordre de marche.
Vérification d’Aptitude (VA)
La vérification d’aptitude (VA) intervient après la mise en ordre de marche. C’est la première étape des opérations de vérifications qualitatives. Cette procédure vise à s’assurer que le matériel et les logiciels livrés présentent les caractéristiques définies dans les documents particuliers du marché.
Cette vérification se base sur des tests prédéfinis permettant de vérifier la conformité des équipements aux spécifications contractuelles. C’est une phase cruciale car elle conditionne la suite des opérations.
Vérification de Service Régulier (VSR)
La vérification de service régulier (VSR) suit la vérification d’aptitude. Elle est destinée à vérifier, sur une période définie, le bon fonctionnement des prestations dans des conditions réelles d’utilisation.
Cette étape implique généralement un suivi continu pour s’assurer que les prestations fournies sont stables et performantes sur la durée. En cas d’anomalie, des ajustements peuvent être nécessaires avant de décider de l’admission ou des actions correctives (ajournement, réfaction, rejet).
Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF)
La vérification d’aptitude au bon fonctionnement (VABF) est une phase clé où le client et le prestataire testent la solution en suivant des scénarios de tests très précis avant la mise en production finale.
Cette vérification est souvent réalisée dans un environnement de test et implique des tests fonctionnels, d’intégration, et de sécurité pour confirmer que toutes les fonctionnalités répondent aux critères définis. Cette étape précède la recette provisoire et peut entraîner des ajustements techniques.
Mise en Ordre de Marche (MOM)
La mise en ordre de marche (MOM) désigne la phase de préparation avant les vérifications d’aptitude. Elle consiste à installer et configurer les systèmes, en effectuant le paramétrage nécessaire pour que les prestations soient prêtes à être testées.
Cette phase assure que tous les éléments requis, tels que les bancs d’essais et l’environnement de test, sont correctement mis en place. La MOM se termine lorsque l’ensemble du système est opérationnel et prêt pour les étapes de vérification et d’évaluation détaillée.
Infrastructure et environnements informatiques
L’infrastructure informatique repose sur deux environnements principaux : le test et la production. Chacun joue un rôle crucial dans la vérification et l’exécution des applications. Les détails concernant la compatibilité des équipements et les bancs d’essais sont également essentiels pour garantir un fonctionnement optimal et sécurisé du système.
Environnement de test
L’environnement de test est utilisé pour valider les logiciels et matériels avant leur déploiement en production. Il permet d’exécuter des scénarios de tests prédéfinis, assurant la conformité aux spécifications du projet.
Cet environnement doit être isolé de l’environnement de production pour éviter toute interférence. Le paramétrage y est souvent modifié pour simuler différents cas de figure, et les éventuelles non-conformités sont identifiées et corrigées.
La politique de sécurité y joue un rôle clé pour prévenir des incidents potentiels, et le contrôle informatique s’assure que les tests sont exécutés correctement.
Environnement de production
L’environnement de production est l’endroit où les prestations informatiques sont exécutées en conditions réelles. Tout déploiement doit y être précédé d’une Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) et de vérifications de service régulier (VSR).
La compatibilité des équipements doit être vérifiée pour garantir que les matériels et logiciels peuvent interagir sans problème. En cas de défaillance, le paramétrage peut nécessiter des ajustements et la maintenance doit être en place pour résoudre rapidement les problèmes.
Compatibilité des équipements
La compatibilité des équipements est essentielle pour assurer une interaction fluide entre les différents composants matériels et logiciels. Cela inclut la vérification des logiciels et matériels utilisés dans l’infrastructure.
Il est crucial d’effectuer des tests de compatibilité avant tout déploiement pour éviter des ajournements des prestations ou des réfactions dues à des incompatibilités. Les procès-verbaux (PV) de test doivent documenter ces vérifications.
Le paramétrage et la maintenance continue des systèmes garantissent que les équipements restent compatibles même après les mises à jour.
Bancs d’essais
Les bancs d’essais sont des plateformes dédiées à des tests approfondis des systèmes informatiques. Ils permettent de simuler des environnements variés et des charges de travail spécifiques pour détecter les éventuels problèmes avant leur apparition en production.
Ces bancs sont utilisés pour les prestations informatiques complexes, garantissant ainsi que les solutions pourront s’adapter aux besoins réels de l’organisation. Ils jouent un rôle crucial dans le contrôle informatique, en confirmant la fiabilité et la robustesse des systèmes.
La mise en place de bancs d’essais est une maintenance proactive qui aide à prévenir les problèmes futurs et à assurer la conformité des spécifications techniques.
Exécution et suivi des prestations
L’exécution et le suivi des prestations dans les projets informatiques impliquent divers éléments essentiels, tels que les prestations informatiques, la maintenance et la garantie, les scénarios de tests, ainsi que le procès-verbal de recette. Chaque sous-élément joue un rôle crucial pour garantir la réussite du projet tout en respectant les spécifications définies.
Prestations informatiques
Les prestations informatiques couvrent un large éventail d’activités, y compris le développement, l’installation et le paramétrage des systèmes. Le prestataire informatique doit s’assurer que toutes les prestations sont conformes aux spécifications fournies dans le cahier des charges.
L’exécution des prestations nécessite une gestion de projet rigoureuse, orchestrée par un chef de projet expérimenté. Les fonctionnalités doivent être testées dans un environnement de test avant la mise en production. La documentation du titulaire est cruciale pour une bonne compréhension des programmes et des moyens définis.
Maintenance et garantie
La maintenance et la garantie sont des aspects cruciaux pour le bon fonctionnement des prestations informatiques après leur installation. La maintenance peut être préventive ou corrective, visant à prévenir les problèmes ou à les résoudre lorsqu’ils surviennent.
Les contrats de garantie précisent les responsabilités du prestataire informatique pour garantir le bon fonctionnement des services pendant une période donnée. Un suivi régulier permet de détecter et de corriger les anomalies avant qu’elles n’affectent les utilisateurs finaux.
Scénarios et protocoles de tests
Les scénarios et protocoles de tests sont conçus pour vérifier la conformité des prestations aux spécifications définies. Les scénarios de tests doivent être élaborés en détail, couvrant tous les aspects fonctionnels et non fonctionnels du système.
Chaque scénario inclut des étapes précises et des résultats attendus. Le protocole de recette est un document essentiel qui définit les critères de succès pour chaque test. La recette utilisateur et la recette fonctionnelle sont réalisées pour valider la performance et la fonctionnalité du système avant la mise en production.
Procès-verbal (PV) de recette
Le procès-verbal de recette est un document officiel attestant que les prestations ont été réalisées conformément aux spécifications. La signature du procès-verbal par le client et le prestataire marque l’acceptation des prestations.
Ce document inclut des informations détaillées sur les tests effectués, les résultats obtenus et les éventuelles non-conformités. La réception des prestations ne peut être effectuée que lorsque toutes les conditions du cahier de recette sont remplies et que les tests prédéfinis sont concluants.
Le procès-verbal de recette constitue la référence pour toute décision ultérieure concernant l’admission des prestations, ainsi que pour tout le processus de mise en ordre de marche et de mise en production.
Évaluation et conformité
L’évaluation et la conformité jouent un rôle crucial dans les projets informatiques, garantissant que les solutions livrées répondent aux attentes du client et respectent les normes de sécurité et de qualité. Les sous-sections suivantes abordent en détail la conformité des spécifications et l’admission des prestations.
Conformité des spécifications
La conformité des spécifications est essentielle pour s’assurer que les systèmes informatiques répondent aux exigences initiales définies par le client. Chaque fonctionnalité et chaque composant doivent être vérifiés pour confirmer qu’ils sont conformément aux attentes.
Les tests sont effectués à l’aide de scénarios prédéfinis qui simulent les conditions d’utilisation réelle. Ces tests peuvent inclure des vérifications de compatibilité des équipements, des évaluations de performance et des tests de sécurité.
Un contrôle rigoureux est essentiel pour détecter toute non-conformité éventuelle. Si un élément ne respecte pas les spécifications, des mesures correctives doivent être prises immédiatement pour éviter tout retard ou coût supplémentaire. En respectant ces protocoles, on assure une prestation de haute qualité, sans compromis sur les standards techniques ou de sécurité.
Admission des prestations
L’admission des prestations marque l’étape finale de validation des services ou produits fournis, aussi appelée recette définitive. Cette phase certifie que toutes les prestations livrées sont conformes et aptes à l’usage pour lequel elles ont été prévues.
Après la mise en ordre de marche, une période d’utilisation effective est habituellement observée pour confirmer la fiabilité et la performance. Les durées cumulées et d’utilisation effective des systèmes sont généralement analysées pour s’assurer de l’absence de défauts majeurs.
Un procès-verbal (PV) est souvent rédigé pour attester de la conformité et de l’admission des prestations. Si des non-conformités sont constatées, des actions peuvent être prises sous forme de réfaction ou de rejet des prestations. Ce processus structuré garantit que le client reçoit une solution stable et fonctionnelle, conforme à ses besoins et aux normes établies.
Processus de réception
Le processus de réception comprend la recette provisoire et la recette définitive, essentielles pour assurer la conformité et le bon fonctionnement des prestations informatiques.
Recette provisoire
La recette provisoire commence après la livraison et consiste en des opérations de vérification qualitatives pour vérifier que l’élément de matériel ou le système fonctionne selon les spécifications contractuelles. Le client et le prestataire réalisent des tests prédéfinis pour identifier d’éventuelles anomalies. Si des dysfonctionnements sont repérés, ils peuvent entraîner un ajournement de l’acceptation provisoire jusqu’à correction.
Le procès-verbal de recette provisoire est rédigé à l’issue de cette phase. Les délais réglementaires, souvent de trente jours, sont généralement appliqués pour effectuer les corrections nécessaires. Pendant cette période, le matériel ou le système peut rester indisponible jusqu’à l’obtention d’une validation partielle ou complète.
Recette définitive
La recette définitive survient après une période de tests supplémentaires une fois que le système a démontré sa fiabilité en condition opérationnelle. Cette phase confirme que toutes les anomalies majeures détectées pendant la recette provisoire ont été résolues.
Le client effectue une série de vérifications qualitatives finales pour s’assurer de la compatibilité des équipements et des exigences de sécurité. Si le système répond aux critères spécifiés, un procès-verbal de recette définitive est signé, marquant l’admission des prestations. Si des problèmes persistent, le client peut prononcer un rejet des prestations ou demander une réfaction.
Ces étapes sont cruciales pour garantir la qualité et la fiabilité des systèmes avant la mise en production. Le respect du CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales) est impératif durant le processus de réception pour éviter toute non-conformité.
Gestion des anomalies et litiges
La gestion des anomalies et litiges dans les projets informatiques implique des actions spécifiques en cas de non-conformité, notamment l’ajournement, la réfaction et le rejet des prestations. Chacune de ces actions est motivée par des critères précis et fait l’objet de processus formalisés.
Non-conformité et ajournement
Non-conformité désigne toute divergence entre les prestations livrées et les spécifications définies dans les documents du marché. Lors de la vérification d’aptitude ou du bon fonctionnement, cette non-conformité peut être détectée. En réponse, l’ajournement des prestations peut être décidé, permettant au prestataire de corriger les défauts.
L’ajournement n’est pas permanent; il doit être levé après les modifications nécessaires. Les procès-verbaux (PV) documentent ces ajournements et les actions correctives mises en place. En fonction du contrat, le prestataire a un délai précis pour rectifier les anomalies.
Réfaction et rejet
La réfaction consiste à appliquer une réduction de prix en cas de prestations imparfaites mais utilisables. Ce processus intervient lorsque les anomalies sont mineures et ne compromettent pas le bon fonctionnement global. La réfaction est souvent documentée et justifiée par des PV détaillant les écarts et les ajustements financiers.
Le rejet des prestations est envisagé lorsque les anomalies sont trop importantes pour être simplement corrigées ou minorées. Dans ce cas, le prestataire doit remplacer ou refaire entièrement les prestations non conformes. Les critères de rejet sont stricts, et le prestataire dispose d’un certain délai pour présenter une solution conforme.
Appels d’offres et contractualisation
Dans le cadre des marchés publics, le processus des appels d’offres et la contractualisation des services sont cruciaux pour garantir l’efficacité et le bon fonctionnement des prestations. Cette section traite de la préparation des appels d’offres et de la notification et des engagements des titulaires.
Préparation des appels d’offres
La préparation des appels d’offres commence par l’établissement de spécifications techniques claires et détaillées. Cela inclut la définition précise des besoins et des critères de sélection des fournisseurs.
Les sociétés intéressées doivent fournir des scénarios de tests, des plans de paramétrage, et démontrer la compatibilité des équipements.
Un cahier des charges est établi pour assurer que les prestations correspondent aux exigences du CCAG TIC (Cahier des Clauses Administratives Générales des Technologies de l’Information et de la Communication). La clarté des informations est essentielle pour minimiser les risques de non-conformité lors de l’exécution des prestations.
Notification et engagements
Une fois l’adjudication finalisée, la notification est envoyée au titulaire retenu, précisant les modalités et délais d’exécution. Cette étape marque le début officiel du contrat.
Les engagements du marché doivent respecter le délai imparti et les clauses du CCAG TIC, incluant les processus de Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF), Vérification de Service Régulier (VSR), et maintenance.
Le suivi rigoureux des prestations est assuré à l’aide de rapports et du procès-verbal (PV) pour chaque vérification. En cas de non-conformité, le marché prévoit des mesures telles que l’ajournement ou la réfaction.
Le respect des engagements de chaque partie garantit l’efficacité et le succès du projet, en accord avec les politiques de sécurité et les exigences de l’environnement de production.
Questions fréquentes
Les procédures de vérification et de réception des prestations informatiques sont essentielles pour assurer la qualité et la conformité des projets. Elles impliquent différentes étapes et documents clés.
Quelles sont les étapes clés de la procédure de Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) ?
La VABF commence par la préparation des scénarios de tests prédéfinis. Ensuite, des tests sont exécutés pour vérifier la conformité de la solution. Cette procédure se termine par la rédaction d’un procès-verbal (PV).
Comment se distingue la Vérification de Service Régulier (VSR) de la Mise en Ordre de Marche (MOM) ?
La VSR se concentre sur l’évaluation régulière des performances et du bon fonctionnement des systèmes. La MOM, par contre, intervient dès que l’équipement est prêt à être utilisé, assurant que tout est opérationnel avant la mise en production.
Quels éléments sont généralement inclus dans un Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) pour les marchés publics ?
Le CCAG pour les marchés publics inclut des spécifications techniques, les conditions d’exécution des prestations, les modalités de contrôle et de réception, ainsi que les clauses de maintenance et de paramétrage. Il encadre légalement l’ensemble du projet.
En quoi consiste la recette provisoire et quelle est sa place dans le processus de réception des travaux ?
La recette provisoire est une étape où les prestations sont évaluées pour la première fois. Elle permet de détecter d’éventuelles non-conformités avant la réception définitive. Un procès-verbal est rédigé pour documenter les vérifications effectuées et les résultats obtenus.
Quelles sont les meilleures pratiques pour établir des scénarios de tests efficaces en environnement de test et de production ?
Pour des scénarios de tests efficaces, il est crucial de définir des objectifs clairs et de documenter les étapes détaillées des tests. Utiliser des bancs d’essais et respecter la politique de sécurité assure que les tests sont réalistes et pertinents.
Quels critères déterminent la conformité des spécifications lors de la réalisation d’un Procès-verbal (PV) ?
Pour déterminer la conformité, il est nécessaire de comparer les résultats des tests aux spécifications détaillées dans les documents du marché. Les critères incluent la compatibilité des équipements, le bon fonctionnement, et la conformité aux exigences préalablement définies.
Conclusion
La Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) est une étape essentielle pour garantir la qualité des prestations informatiques dans les marchés publics. En veillant à ce que les systèmes et services respectent les spécifications contractuelles, cette procédure renforce la confiance entre les prestataires et les clients, assurant une satisfaction accrue et une conformité rigoureuse. Elle contribue également à minimiser les risques d’erreurs et de non-conformités lors de l’introduction des prestations dans l’environnement de production.
Les procédures de vérification, telles que la VABF, la Mise en Ordre de Marche (MOM) et la Vérification de Service Régulier (VSR), sont intégrées dans un cadre réglementaire strict défini par le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG). Ce cadre assure que chaque étape, de la préparation des appels d’offres à la réception des services, est transparente et bien documentée. En outre, l’importance des bancs d’essais et des tests dans des environnements isolés ne peut être sous-estimée, car ils garantissent que les prestations sont testées de manière exhaustive avant la mise en production.
Le processus de gestion des anomalies et litiges, qui comprend l’ajournement, la réfaction et le rejet des prestations, permet de résoudre les non-conformités de manière méthodique et efficace. Les contrats de maintenance et de garantie jouent également un rôle crucial en s’assurant que les systèmes continuent de fonctionner de manière optimale après leur déploiement initial. Cela démontre un engagement envers la qualité et la durabilité à long terme des solutions fournies.
En fin de compte, le succès d’un projet informatique dans le cadre des marchés publics repose sur une planification minutieuse, des tests rigoureux et une gestion proactive des risques. En suivant les meilleures pratiques décrites dans le CCAG et en assurant une collaboration étroite entre toutes les parties prenantes, les projets peuvent non seulement répondre aux attentes, mais aussi les dépasser, offrant ainsi une valeur ajoutée significative à l’organisation.
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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
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