La facturation aux administrations publiques est une étape obligatoire pour les entreprises titulaires de marchés publics. Elle consiste à transmettre une facture électronique via le portail dédié, Chorus Pro, afin de garantir la conformité et la traçabilité des échanges. La facturation électronique via Chorus Pro est désormais le seul moyen légal pour réclamer un paiement à une administration publique.
Définition simple : La facturation électronique dans le cadre des marchés publics permet aux fournisseurs d’envoyer leurs factures sous format dématérialisé à travers Chorus Pro, un portail officiel qui centralise et facilite la gestion des paiements des entités publiques.
Quel est l’objectif principal de la facturation via Chorus Pro ?
- Assurer la conformité légale des factures envoyées aux administrations
- Simplifier le suivi et le traitement des paiements
- Garantir la transparence et la sécurisation des échanges financiers
- Réduire les délais de paiement pour les fournisseurs
- Centraliser toutes les factures électroniques dans un système unique
Points clés
- La facturation électronique est obligatoire pour les marchés publics
- Chorus Pro centralise et gère toutes les factures destinées aux administrations
- Le portail facilite le suivi des paiements et améliore la trésorerie des fournisseurs
Cadre réglementaire de la facturation des marchés publics
La facturation des marchés publics suit un cadre précis pour garantir transparence et traçabilité. Les fournisseurs doivent respecter des règles strictes, notamment concernant la dématérialisation des factures et l’utilisation des plateformes officielles.
Obligations légales des fournisseurs
Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises titulaires d’un marché public. Elles doivent transmettre leurs factures via le portail Chorus Pro, mis en place par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE).
L’obligation vise à faciliter le traitement des factures et assurer un suivi rigoureux des dépenses publiques. Chaque facture doit contenir des informations précises, telles que l’identification de l’acheteur public, le numéro du marché, et le cadre de facturation correspondant (A13 ou A14 selon l’état d’avancement).
Le non-respect de ces obligations peut entraîner des retards de paiement, voire le rejet de la facture. La responsabilité incombe donc pleinement au fournisseur.
Réforme de la facturation électronique
La réforme, instaurée par la Direction générale des finances publiques (DGFiP), vise à généraliser la dématérialisation pour tous les échanges financiers entre entreprises et administrations.
La plateforme Chorus Pro est le canal unique de dépôt et de traitement des factures. Elle permet un rapprochement automatique entre commande, facture et paiement. Ce processus réduit les erreurs et accélère les délais de règlement.
Cette réforme s’inscrit dans la modernisation de la commande publique en renforçant la sécurité et la fiabilité des échanges financiers.
Champ d’application et acteurs concernés
La facturation électronique est applicable à tous les marchés publics passés avec des entités publiques, qu’il s’agisse d’administrations centrales, territoriales ou établissements publics.
Sont concernés :
- Les entreprises privées titulaires de contrats publics
- Les cotraitants dans un groupement
- Les sous-traitants, lorsqu’ils en ont reçu mandat
Le portail Chorus Pro doit être utilisé par chaque acteur pour déposer, suivre et recevoir les factures. Cela garantit une traçabilité complète et une gestion uniforme des paiements.
En résumé, l’obligation impacte largement le fonctionnement des entreprises dans leurs relations avec le secteur public.
Présentation de Chorus Pro et du Portail Public de Facturation
Chorus Pro est la plateforme centralisée mise en place par l’État pour la dématérialisation obligatoire des factures adressées aux administrations publiques. Elle vise à simplifier le processus de facturation en garantissant une transmission sécurisée et conforme aux exigences légales. La plateforme interagit avec plusieurs systèmes partenaires pour faciliter la gestion des échanges et des paiements.
Fonctionnalités principales de Chorus Pro
Chorus Pro permet aux fournisseurs de déposer directement leurs factures électroniques auprès des entités publiques. Elle offre un suivi en temps réel du traitement des factures, de la réception jusqu’au paiement.
Les utilisateurs peuvent bénéficier de plusieurs modes d’envoi : dépôt manuel via le portail ou envoi automatisé par EDI (Échange de Données Informatisé). La plateforme prend également en charge la gestion des relances et des litiges liés aux factures.
Grâce à ces fonctionnalités, Chorus Pro réduit les délais de paiement et assure une traçabilité claire pour toutes les parties.
Connexion au portail Chorus Pro
L’accès au portail public Chorus Pro nécessite la création d’un compte utilisateur. Ce processus est sécurisé et implique une identification via FranceConnect ou une authentification spécifique.
Une fois connecté, l’utilisateur peut gérer ses profils, déposer des factures, suivre leur statut, et consulter l’historique des transactions. Le portail propose une interface intuitive, adaptée aux exécutants individuels comme aux grandes entreprises.
Les agents publics disposent également d’un espace dédié pour traiter et valider les factures reçues, contribuant ainsi à l’efficacité administrative globale.
Interopérabilité et plateformes partenaires
Chorus Pro est conçu pour fonctionner avec plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires. Ces plateformes partenaires permettent aux fournisseurs d’utiliser des solutions tierces tout en garantissant la conformité des données avec le portail public.
L’interopérabilité facilite ainsi la transmission des factures électroniques des entreprises vers les entités publiques sans rupture de chaîne. La Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) supervise ces échanges et assure la cohérence réglementaire.
Ce système intégré contribue à la fluidité des processus comptables et diminue les erreurs liées à la facturation.
Processus de facturation électronique à destination des administrations publiques
La facturation électronique vers les administrations publiques est encadrée par des procédures précises. Elle implique la création, l’émission, et la transmission des factures selon des formats et canaux dédiés, garantissant leur conformité et leur intégration dans les systèmes publics.
Étapes de création et d’émission d’une facture
La création d’une facture électronique débute par la collecte des informations obligatoires : identité du fournisseur, numéro de facture, description des prestations, montant hors taxes et taxes applicables. La facture doit être générée dans un format structuré.
Après validation des données, la facture est signée électroniquement pour assurer son authenticité et son intégrité. Elle doit ensuite porter une date d’émission et un numéro unique, permettant le suivi tout au long du processus.
L’émission passe par un système de transmission adapté, dans lequel la facture est transmise à la plateforme de dématérialisation publique (PDP). Cette dernière vérifie la conformité avant de la remettre à l’administration destinataire.
Formats acceptés et Factur-X
Les factures électroniques destinées aux administrations publiques doivent respecter des formats normés. Le format Factur-X est particulièrement utilisé ; il conjugue un fichier XML structuré avec une représentation PDF lisible.
Factur-X facilite l’interopérabilité entre les systèmes de facturation électronique et les systèmes comptables publics. Il contient à la fois des données exploitables automatiquement et une version visuelle pour consultation humaine.
Outre Factur-X, d’autres formats XML conformes aux exigences de la PDP peuvent être utilisés. Cependant, l’adoption de Factur-X est encouragée pour simplifier le traitement automatisé des factures dématérialisées.
Modes de dépôt : portail, EDI, API
Trois modes de dépôt sont disponibles pour soumettre une facture électronique à une administration publique :
- Mode portail : le fournisseur dépose manuellement sa facture via une interface web sécurisée de la plateforme publique. Ce mode est simple et adapté aux volumes faibles.
- EDI (Échange de Données Informatisé) : les factures sont transmises automatiquement entre systèmes informatiques, échange standardisé permettant des volumes importants et une intégration fluide.
- API : ce mode permet une communication directe et instantanée entre le système de facturation du fournisseur et la PDP. Il optimise les échanges en temps réel.
Le choix du mode dépend du volume de facturation et de l’infrastructure technique du fournisseur. Tous les modes garantissent la traçabilité et la conformité des factures électroniques reçues.
Gestion des données et suivi du traitement des factures
La gestion des données de facturation est essentielle pour garantir la bonne réception et l’analyse des factures. Le suivi précis des statuts permet d’identifier rapidement l’avancement du traitement et d’intervenir en cas de problème. Ces étapes sont indispensables pour assurer le respect des délais de paiement.
Saisie et contrôle des données de facturation
La saisie des données de facturation peut se faire directement sur la plateforme Chorus Pro ou par dépôt de fichier dématérialisé (EDI ou PDF). Chaque facture doit contenir des informations précises : numéro de facture, référence du marché public, montant, date et identification complète du fournisseur.
Le contrôle porte sur la conformité des données avec les exigences du marché public. Toute erreur peut entraîner un rejet ou un retard de paiement. Chorus Pro intègre des vérifications automatiques pour limiter les erreurs courantes. L’utilisateur doit également vérifier que les montants, formats et pièces jointes sont corrects avant de soumettre la facture.
Suivi des statuts de factures
Après dépôt, chaque facture reçoit un statut qui reflète son avancement dans le processus de traitement. Ces statuts sont visibles sur Chorus Pro et se mettent à jour en temps réel. Voici les principaux statuts rencontrés :
| Statut | Description |
|---|---|
| Facture enregistrée | La facture est bien reçue par le service. |
| Facture en cours | Traitement en cours par l’administration. |
| Facture acceptée | Facture validée et prête pour paiement. |
| Facture rejetée | Problème détecté, corrections nécessaires. |
Le suivi permet à l’émetteur de réagir rapidement si la facture est rejetée ou bloquée. La plateforme facilite aussi la communication directe avec l’administration concernée pour résoudre les éventuels litiges liés aux données de facturation.
Typologie des entreprises concernées par l’obligation de facturation électronique
L’obligation de facturation électronique via Chorus Pro s’applique à plusieurs catégories d’entreprises, selon leur taille et leur statut. Chaque type d’entreprise doit adapter ses processus à des échéances spécifiques, avec des outils et contraintes différentes selon son ampleur et son secteur.
Grandes entreprises et ETI
Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) sont soumises à l’obligation de facturation électronique depuis le 1er janvier 2020. Elles doivent transmettre toutes leurs factures à destination des administrations publiques exclusivement via Chorus Pro.
Ce groupe est souvent équipé de systèmes de gestion intégrés (ERP) capables d’automatiser l’envoi des factures dématérialisées, réduisant ainsi les risques d’erreurs et les délais de traitement.
Ces entreprises jouent un rôle clé dans la chaîne publique, puisqu’elles génèrent des volumes de factures importants. Conformément au calendrier, elles doivent garantir la traçabilité, la conformité, et le respect des normes établies dans leurs échanges avec les pouvoirs adjudicateurs.
PME et TPE
Les petites et moyennes entreprises (PME) et très petites entreprises (TPE) ont bénéficié d’un délai supplémentaire avant d’être concernées par l’obligation, fixée au 1er juillet 2024 pour les PME et au 1er janvier 2025 pour les micro-entreprises.
Ces structures doivent s’adapter à Chorus Pro en mettant en place des processus simples, parfois sans besoin d’un ERP sophistiqué.
Elles peuvent utiliser des solutions gratuites ou accessibles offertes par l’État, comme l’interface en ligne Chorus Pro, facilitant la transmission des factures même sans infrastructure technique avancée.
L’enjeu principal pour les PME et TPE est de sécuriser leurs paiements publics en respectant cette obligation, tout en maîtrisant les coûts liés à la facturation électronique.
Fournisseurs et prestataires de services
Les fournisseurs de biens matériels comme les prestataires de services intervenant auprès des administrations publiques sont également soumis à l’obligation.
Ils doivent obligatoirement utiliser Chorus Pro pour envoyer leurs factures, quel que soit leur secteur d’activité.
Cette règle inclut les prestataires de services intellectuels, techniques, et les fournisseurs de produits.
La plateforme Chorus Pro permet aux fournisseurs de suivre le statut de leurs factures, offrant ainsi une meilleure visibilité sur les délais de paiement.
Ils doivent donc adapter leurs systèmes pour garantir une facturation conforme et répondre aux attentes des administrations en matière de dématérialisation.
Administration publique destinataire des factures et spécificités sectorielles
Les factures électroniques adressées aux administrations publiques doivent respecter des règles précises selon le type d’entité destinataire. Ces règles tiennent compte des particularités de gestion et des obligations liées à chaque secteur public. La maîtrise de ces spécificités est essentielle pour assurer la bonne réception et traitement des factures via Chorus Pro.
Établissements publics et collectivités territoriales
Les établissements publics nationaux et les collectivités territoriales sont des acteurs majeurs dans la réception des factures électroniques. Chaque facture doit être associée à un budget précis, facilitant le rapprochement automatique entre commande, facture et budget.
Les collectivités territoriales regroupent communes, départements et régions, avec leurs propres services et règles internes. Elles utilisent Chorus Pro pour recevoir, valider et payer les factures de leurs fournisseurs. La facturation doit contenir des informations précises comme le numéro de marché public, le service destinataire, et le centre de coût.
Les établissements publics peuvent transmettre leurs factures en mode « Service » sur Chorus Pro, garantissant la traçabilité et le suivi des factures émises. Ils disposent souvent de procédures spécifiques selon leur taille et leur domaine d’activité.
Administration fiscale
L’administration fiscale est un destinataire particulier des factures électroniques issues de marchés publics. Elle impose des obligations strictes concernant les mentions légales et fiscales à inclure.
Les factures doivent comporter toutes les références fiscales requises, comme le numéro SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire et les codes analytiques liés au budget. Elles sont également soumises au contrôle de conformité renforcé, assurant une bonne gestion publique et une vérification rigoureuse des dépenses.
Par ailleurs, l’administration fiscale utilise Chorus Pro pour centraliser la réception des factures reçues et pilotées par ses différentes directions, permettant un traitement harmonisé et conforme des procédures.
Comptabilité publique et obligations déclaratives
La comptabilité publique impose des règles strictes sur l’écriture, le traitement, et l’archivage des factures adressées à l’administration. Chaque facture doit correspondre à une dépense budgétaire validée, avec un lien obligatoire entre la commande, la facture et le paiement.
Les entités publiques doivent respecter des obligations déclaratives liées à l’enregistrement des factures sur Chorus Pro, assurant leur tracabilité et la conformité aux règles de la comptabilité publique. Ces obligations facilitent aussi les contrôles administratifs et financiers.
L’utilisation de Chorus Pro permet la dématérialisation complète du processus de facturation. Elle garantit que toutes les données financières soient intégrées dans les systèmes comptables publics, en conformité avec la réglementation en vigueur.
Délais de paiement et impact sur la trésorerie des fournisseurs
Les délais de paiement sont réglementés pour garantir une liquidation rapide des factures, mais ils peuvent varier selon les administrations. La gestion précise de ces délais et la résolution rapide des éventuels litiges sont essentielles pour assurer une trésorerie stable aux fournisseurs.
Calcul et suivi des délais de paiement
Le délai de paiement est généralement de 30 jours à compter de la réception de la facture sur Chorus Pro. Ce délai peut être porté à 40 ou 50 jours dans certains cas, mais ne doit pas dépasser 60 jours.
Le suivi s’effectue directement via Chorus Pro, qui permet de vérifier l’état de traitement de la facture. Le fournisseur peut ainsi anticiper les montants à recevoir et ajuster son plan de trésorerie en conséquence.
En cas de dépassement du délai, des pénalités de retard sont automatiquement appliquées, ce qui protège le fournisseur financièrement. Toutefois, toute contestation ou accord spécifique doit être documenté pour éviter les erreurs de calcul.
Gestion des litiges et rejets de factures
Un rejet de facture survient souvent à cause d’erreurs dans les informations, telles qu’un mauvais numéro de commande ou une incohérence dans les montants facturés.
Le fournisseur reçoit un message via Chorus Pro précisant la cause de rejet. Il doit alors modifier et renvoyer la facture corrigée rapidement pour éviter des retards supplémentaires.
La gestion efficace des litiges impacte directement la trésorerie, car chaque rejet repousse la date de paiement. Les fournisseurs doivent maintenir un suivi rigoureux et documenter les échanges pour minimiser les conséquences négatives.
Enfin, la réduction des coûts administratifs est possible en améliorant la qualité des factures dès la première soumission, limitant ainsi les rejets.
Dématérialisation, e-reporting et obligations fiscales associées
La facturation électronique est désormais obligatoire pour les relations avec les administrations publiques, via la plateforme Chorus Pro. Cette dématérialisation s’accompagne d’une transmission précise des données fiscales et comptables, notamment pour la TVA et le respect des obligations légales.
E-reporting et TVA
L’e-reporting consiste à transmettre automatiquement à l’administration fiscale les données des factures émises et reçues. Cette obligation vise à améliorer la traçabilité et la fiabilité des opérations soumises à la TVA.
Les entreprises doivent déposer leurs factures au format électronique sur Chorus Pro, qui centralise ces informations. Par conséquent, les données relatives à la TVA collectée et déductible sont transmises en temps réel, facilitant ainsi le contrôle fiscal.
Le dispositif permet aussi de réduire les erreurs et les fraudes liées à la déclaration de la TVA. Il impose un reporting systématique qui inclut le détail des montants, des dates et des références contractuelles associées à chaque facture.
Sécurité et archivage des factures
Les factures électroniques doivent être conservées dans un environnement sécurisé, garantissant leur intégrité, authenticité et lisibilité. Chorus Pro assure cette conservation pendant une durée légale minimale de 6 ans, conforme aux exigences fiscales.
L’archivage doit permettre la restitution facile des factures en cas de contrôle. Les utilisateurs bénéficient d’un accès sécurisé et centralisé à leurs documents, réduisant ainsi le risque de perte ou d’altération.
Par ailleurs, la sécurisation technique inclut des protocoles cryptographiques et des sauvegardes régulières pour prévenir toute tentative de falsification. Cela garantit également la pérennité des preuves de transaction, nécessaires pour la justification fiscale.
Questions fréquentes
Les factures adressées aux administrations publiques doivent respecter des formats précis et contenir des informations obligatoires. Le processus de facturation s’appuie sur Chorus Pro, qui encadre les délais, les certificats de paiement, et les modalités spécifiques liées à la commande publique.
Quel modèle de facture doit-on utiliser pour un marché public?
La facture doit être conforme au format électronique imposé par Chorus Pro. Elle doit contenir les mentions légales, le numéro de marché, ainsi que la référence de la commande publique.
Comment remplir le certificat de paiement pour un marché public?
Le certificat de paiement doit indiquer clairement les montants réglés et les retenues éventuelles. Il doit être lié à la facture et permettre d’assurer la traçabilité des paiements dans Chorus Pro.
Quels sont les délais de paiement applicables via Chorus Pro?
Le délai légal de paiement est en général de 30 jours à compter de la réception de la facture. Chorus Pro facilite le suivi pour garantir le respect de ce délai par l’administration.
Quelles sont les étapes pour facturer un marché public?
Il faut d’abord s’identifier sur Chorus Pro, saisir ou téléverser la facture au format électronique, puis l’associer au marché et à la commande correspondants. L’administration valide ensuite la facture avant le paiement.
Quelles sont les modalités de paiement pour les marchés publics?
Le paiement est effectué principalement par virement bancaire, déclenché après validation de la facture dans Chorus Pro. Le paiement peut inclure des avances ou acomptes selon les termes du marché.
Quelles sont les obligations des collectivités territoriales envers Chorus Pro?
Les collectivités doivent recevoir, traiter et valider les factures via Chorus Pro. Elles doivent également assurer le rapprochement automatique entre commandes, factures, et paiements pour une transparence optimale.
Conclusion
La facturation électronique via Chorus Pro est aujourd’hui une étape incontournable pour toutes les entreprises travaillant avec l’administration publique. Elle permet non seulement de répondre à une obligation légale, mais aussi d’optimiser la gestion des paiements grâce à une meilleure traçabilité des échanges et une centralisation des données.
En automatisant le processus de dépôt, de suivi et de validation des factures, Chorus Pro limite les erreurs humaines et réduit considérablement les délais de traitement. Cette évolution numérique renforce la transparence financière dans la commande publique, tout en apportant une sécurité accrue aux fournisseurs, notamment en matière de conformité et de respect des délais.
Toutefois, l’efficacité de ce dispositif repose sur la capacité des entreprises à s’adapter aux formats exigés, aux modalités techniques (portail, EDI, API), ainsi qu’aux processus de suivi des statuts. Une bonne maîtrise de l’outil et une rigueur dans la saisie des données permettent d’éviter les rejets de factures et les retards de paiement.
En définitive, Chorus Pro représente un levier stratégique pour assurer la continuité des relations commerciales entre acteurs publics et privés. Une bonne compréhension de son fonctionnement et des obligations associées est essentielle pour sécuriser la trésorerie et renforcer la compétitivité des entreprises sur le marché public.
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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
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