La plateforme AJI représente une étape significative en matière de simplification des processus de marchés publics. En tant que système en ligne, elle fournit aux entités publiques un environnement centralisé pour gérer leurs procédures d’achat, en particulier pour les marchés publics d’un montant inférieur au seuil européen. Les utilisateurs bénéficient d’une interface conviviale pour la publication des avis de marchés publics avec procédure adaptée (MAPA), facilitant ainsi la dématérialisation des démarches et offrant un accès plus large aux opportunités d’affaires pour les fournisseurs.
Ce service numérique, qui répond au besoin de transparence et d’efficacité dans l’administration des marchés, permet également de recueillir les offres et de gérer les archives documentaires de manière sécurisée. La plateforme AJI aide ses membres à mieux organiser le cycle de vie de leurs marchés publics en proposant divers outils et assistance dans la gestion et le suivi des dossiers, la création de groupements d’achat pour optimiser les coûts et en fournissant des ressources documentaires supplémentaires pour les utilisateurs.
Points clés
- AJI offre une plateforme dématérialisée pour la gestion des MAPA.
- Les utilisateurs disposent d’outils pour le suivi et l’archivage des procédures d’achat.
- L’adhésion permet l’accès à un support dédié et à des ressources enrichies.
Présentation de la Plateforme AJI
La Plateforme AJI représente une initiative technologique essentielle mise en place par AJI Gestion pour l’Éducation. Elle fournit des services dédiés à la dématérialisation des marchés publics et propose divers e-services pour simplifier les processus d’appels d’offres.
Objectifs et Missions
La plateforme AJI a pour objectif principal de faciliter la publication et la gestion des marchés publics dits MAPA (Marchés à Procédure Adaptée). Elle permet aux utilisateurs de dématérialiser complètement leurs marchés publics dont le montant est inférieur à un seuil spécifié. En outre, elle offre un accès aux données ouvertes (open data), améliorant ainsi la transparence et l’accessibilité de l’information.
Historique et Évolution
Le site internet d’AJI a évolué au fil du temps pour intégrer différentes fonctionnalités répondant aux besoins grandissants en matière de gestion des appels d’offres dans le secteur de l’éducation. Des modules comme l’aide à la gestion des MAPA, la collation des besoins, et la publication des marchés ont été implémentés afin de fournir une expérience exhaustive et facilitée aux établissements d’enseignement. Ces améliorations continuent d’évoluer pour répondre aux normes et besoins actuels en matière de passation des marchés.
Adhésion à la Plateforme
L’adhésion à la plateforme AJI pour la publication des MAPA est un processus structuré qui offre des avantages significatifs aux membres. Elle nécessite le respect de conditions spécifiques pour être complète.
Processus d’Inscription
Pour s’inscrire sur la plateforme AJI, les adhérents doivent suivre un processus précis. Il commence par la visite de la page inscription où ils doivent fournir des informations essentielles telles que le nom de l’organisation, le contact professionnel, l’email, le téléphone et l’adresse postale. Un formulaire en ligne guide les utilisateurs à travers chaque étape, et une fois soumis, l’équipe d’AJI procède à la vérification avant d’accorder l’accès à la plateforme.
Avantages pour les Adhérents
Les adhérents bénéficient de divers avantages en s’inscrivant sur la plateforme. Parmi ceux-ci, un accès direct et complet aux données essentielles des marchés publics et un ensemble d’outils conçus pour simplifier la gestion des MAPA, notamment des modules d’aide à la gestion et de publication des MAPA, ainsi qu’un support technique (aide à la gestion des MAPA). Ces outils permettent une meilleure organisation et une optimisation des processus de sélection des fournisseurs.
Conditions d’Adhérence
Pour adhérer à la plateforme, il est nécessaire de répondre à certains critères définis par AJI. Les adhérents doivent appartenir à l’une des catégories autorisées, comme les entités publiques ou certaines organisations privées opérant dans le domaine des marchés publics. Il est impératif de s’assurer que toutes les informations fournies lors de l’inscription sont exactes et à jour pour garantir une communication fluide.
Publication des MAPA
La plateforme AJI simplifie la publication des MAPA, offrant un accès centralisé aux procédures de consultations et à la gestion des marchés publics.
Définition de MAPA
Les Marchés À Procédure Adaptée (MAPA) sont des marchés publics dont les modalités sont allégées pour les achats d’un montant inférieur à un seuil défini par la règlementation. Ce seuil varie selon le type d’entité et la nature des achats. Ces procédures sont conçues pour simplifier la mise en concurrence et rendre plus réactives les demandes de devis.
Procédures de Consultations
La procédure de consultation dans le cadre des MAPA est flexible, permettant aux établissements de publier des appels à la concurrence adaptés à leurs besoins. Les documents de consultation, souvent disponibles en PDF, doivent détailler le lot ou les lots à pourvoir, avec parfois une pondération pour évaluer les offres selon différents critères.
Gestion des Marchés Publics
La gestion des marchés publics via la plateforme AJI inclut la publication des annonces, le suivi des consultations en cours et la réception des offres. Elle permet également de centraliser les différentes étapes depuis la demande de devis jusqu’à la sélection du fournisseur, assurant une gestion efficace du processus.
Outils et Services
La Plateforme AJI pour la publication des MAPA offre une panoplie d’outils et services en ligne conçus pour simplifier et optimiser la gestion des marchés publics. Ces solutions numériques permettent une communication efficace et une organisation systématique des différentes étapes de l’achat public.
Plateforme d’E-services
La plateforme d’E-services d’AJI constitue l’épicentre des fonctionnalités en ligne de gestion des MAPA. Elle propose une série de modules intégrés, facilitant la création et la publication des appels d’offres. Les utilisateurs peuvent, par le biais de cet espace, accéder à divers formulaires d’aide à la préparation des MAPA, et bénéficier d’un support pour le choix des fournisseurs. Un système d’e-mail permet d’automatiser la réception des notifications et des mises à jour relatives aux marchés.
- E-services disponibles :
- Gestion des MAPA
- Aide à la décision pour le choix des fournisseurs
- E-Maintenance pour la gestion de tickets
- E-Bilan Social pour la génération des bilans sociaux
Communication avec les Fournisseurs
L’interaction avec les fournisseurs via la plateforme AJI est rendue fluide grâce à divers moyens de communication. Les fournisseurs peuvent être contactés directement à travers l’adresse e-mail dédiée, ou par téléphone en cas de nécessité. La plateforme suscite une communication bidirectionnelle via fax ou adresse postale, en fonction des besoins spécifiques de la procédure ou de la préférence des utilisateurs.
- Canaux de communication :
- Email : envoi direct et sécurisé des invitations à soumissionner
- Téléphone : pour un contact rapide et efficace
- Fax et Adresse Postale : alternatives pour l’envoi de documents complémentaires
Catégories de Marchés
Au sein de la plateforme AJI, les marchés se subdivisent en deux catégories principales qui répondent aux besoins spécifiques des établissements publics locaux d’enseignement (EPLE) et d’autres départements : les fournitures et services, et les travaux et entretien. Ces catégories englobent un éventail de produits et de services, allant de la fourniture de pain à des prestations plus techniques telles que le contrôle technique de toiture.
Fournitures et Services
Les marchés de fournitures et services concernent principalement l’achat de produits et l’acquisition de services par les EPLE et autres entités. Voici des exemples spécifiques:
- Fournisseurs: sélection basée sur le prix et la qualité, pour des articles tels que la papeterie.
- Entretien: contrats pour des opérations périodiques ou des services ponctuels, incluant par exemple le contrôle technique de la toiture.
- Fourniture de pain: contrats de livraison de pain, où les fournisseurs sont évalués sur la qualité et la fourniture et pose d’un centre d’usinage.
Les contrats de fournitures et services visent à garantir un excellent rapport qualité-prix pour les départements acheteurs.
Travaux et Entretien
Dans la catégorie travaux et entretien, les marchés impliquent des projets infrastructurels et de maintenance. Ils comprennent :
- Matériels et travaux: achat et installation d’équipements lourds, comme un gerbeur électrique.
- Entretien: maintenance régulière ou réparations spécifiques dont l’entretien préventif ou correctif d’équipements.
Les prestataires dans le domaine des travaux et de l’entretien doivent répondre à des critères stricts de qualité et de conformité aux normes de sécurité.
Gestion et Suivi
La gestion efficace et le suivi des marchés sont essentiels pour garantir une exécution sans faille du processus d’approvisionnement. Ces outils soutiennent l’organisation en assurant la conformité et la qualité attendue tout au long de la durée des contrats.
Suivi des Contrats
Le suivi des contrats sur AJI plateforme de publication des MAPA permet aux entités de suivre de près chaque étape du marché. Cela comprend le contrôle technique de la toiture, le contrat d’entretien et les réparations nécessaires. Un tableau de bord permet de visualiser l’état actuel des contrats, y compris les échéances, les prochaines étapes et les indicateurs de performance.
- État des Contrats:
- En cours
- Terminé
- En attente de renouvellement
- Actions requises:
- Approbation des travaux
- Validation des réparations
- Confirmation de l’entretien périodique
Contrôle de la Qualité et Conformité
La qualité et la conformité des services ou travaux fournis sont rigoureusement contrôlés par des mécanismes intégrés à la plateforme. Pour s’assurer que le contrat entretien et les réparations sont exécutés selon les termes établis, des protocoles de contrôle sont mis en place.
Mesures de Conformité:
- Inspection initiale des travaux
- Comparaison aux normes prédéfinies
- Validation technique finale
L’accent est mis sur une documentation approfondie de chaque contrôle de qualité, assurant une transparence et une responsabilité continues. Des rapports détaillés sont générés pour chaque marché afin de fournir une traçabilité et un suivi précis des performances.
Groupements d’Achat
Les groupements d’achat sur la plateforme AJI optimisent les processus d’approvisionnement en fédérant les besoins de divers organismes pour obtenir des conditions plus avantageuses auprès des fournisseurs, en termes de prix et de qualité, notamment dans des secteurs comme l’alimentation et le transport de collégiens.
Avantages et Stratégies D’achat
Les groupements d’achat constituent un levier stratégique pour les entités publiques cherchant à maximiser leur pouvoir d’achat. Grâce à la mutualisation des besoins, ils bénéficient de réductions significatives sur les tarifs et améliorent la gestion des approvisionnements. En consolidant les demandes en alimentation ou les besoins en transports de collégiens, ils optimisent non seulement les coûts mais aussi l’efficacité des transports.
Choix des Fournisseurs et Négociations
Le choix des fournisseurs est un processus central des groupements d’achat géré sur la plateforme AJI. Ils effectuent une sélection rigoureuse des fournisseurs via des critères précis, assurant la qualité et la fiabilité des produits et services. Les négociations sont menées avec une approche collective, renforçant la position des acheteurs face aux fournisseurs, tout en garantissant la satisfaction des besoins spécifiques de chaque membre du groupement.
Support et Assistance
La plateforme AJI se démarque par son service client réactif, ses solutions efficaces pour la résolution de problèmes et ses opportunités de mise à jour et formation continuelle.
Service Client
La plateforme AJI fournit un service client dédié pour répondre aux interrogations et guider les utilisateurs à travers ses services. Vous pouvez contacter le support via l’aide sur la plateforme de l’AJI, qui dispose de moyens directement accessibles pour assister chaque utilisateur.
Résolution de Problèmes
En cas de problème technique, la plateforme offre un service de dépannage rapide. Les utilisateurs peuvent signaler un incident ou une difficulté rencontrée en utilisant le module de gestion de tickets e-Maintenance pour une prise en charge accélérée.
Mise à Jour et Formation
AJI s’engage à maintenir sa plateforme à jour avec les dernières technologies et réglementations. Des sessions de formation sont disponibles pour familiariser les utilisateurs avec les nouvelles fonctionnalités et les aider à optimiser leurs compétences dans l’utilisation des outils AJI.
Documents et Ressources Supplémentaires
La plateforme AJI offre une série de ressources et documents permettant de faciliter le processus de publication et de gestion des Marchés A Procédure Adaptée (MAPA). Ces ressources sont cruciales pour les entités qui cherchent à adhérer aux normes de convention tout en respectant les réglementations en vigueur.
Documents Clés :
- Règlements de Consultation : Chaque MAPA dispose d’un règlement spécifique qui guide les soumissionnaires à travers les conditions de participation et de livraison.
- Modèles de Documents : Des modèles prédéfinis sont disponibles pour accélérer la rédaction des appels d’offres et autres formalités administratives.
Modules de Gestion :
- Module d’Aide à la Gestion des MAPA : Inclut un rétro-planning pour respecter les échéances.
- Module de Collation des Besoins : Permet de recueillir et d’organiser les besoins avant la publication d’un MAPA.
- Module d’Aide au Choix des Fournisseurs : Aide à évaluer les propositions et à sélectionner le meilleur fournisseur.
Les utilisateurs de la plateforme ajouteront tous leurs documents sur papier via la dématérialisation, facilitant ainsi le traitement et la gestion des dossiers. L’accès à l’“open data” est également prévu pour une transparence et une gouvernance renforcées. Pour utiliser ces ressources, les institutions doivent effectuer une procédure d’adhésion afin de s’intégrer à l’écosystème AJI.
En somme, AJI met à disposition un ensemble de documents et ressources additionnels qui optimisent la publication des MAPA et la gestion associée.
Foire Aux Questions
La plateforme AJI pour les marchés publics offre un service dématérialisé pour la gestion des MAPA. Cette section répond aux interrogations fréquentes concernant son utilisation.
Comment créer un compte sur la plateforme AJI pour les marchés publics?
Pour créer un compte sur la plateforme AJI, il est nécessaire de se rendre sur le site et de suivre le processus d’inscription qui demande de fournir certaines informations et documents.
Quelles sont les étapes pour publier un MAPA sur AJI?
Pour publier un MAPA, il faut se connecter à son compte, créer une nouvelle consultation en y intégrant toutes les informations et documents requis, puis la mettre en ligne pour que les fournisseurs puissent y répondre.
Comment puis-je consulter la liste des consultations disponibles sur AJI?
La liste des consultations en cours est accessible directement sur la page d’accueil de la plateforme AJI aux utilisateurs ayant un compte. Ils peuvent y accéder après connexion.
En quoi consiste le processus de réponse à un marché public via AJI?
Répondre à un marché public sur AJI implique de télécharger les documents de la consultation, de préparer et de soumettre l’offre selon les indications du règlement de la consultation avant la date limite.
Quelles sont les spécificités des voyages scolaires organisés à travers la plateforme AJI?
Les voyages scolaires organisés via la plateforme AJI nécessitent des critères de sécurité et d’éducation spécifiques, que les prestataires doivent respecter pour répondre aux appels d’offres concernés.
Quelles sont les obligations légales associées à l’utilisation de la plateforme AJI pour les MAPA?
L’utilisation de la plateforme AJI pour les MAPA est régie par les règlements en vigueur concernant les marchés publics, exigeant transparence, égalité de traitement entre candidats et confidentialité des offres.
Conclusion
La plateforme AJI incarne une avancée majeure dans la simplification et la dématérialisation des Marchés À Procédure Adaptée (MAPA), marquant ainsi une étape clé dans la modernisation de la commande publique. En offrant une interface conviviale et un ensemble d’outils complets, AJI facilite non seulement la publication et la gestion des MAPA mais contribue également à une plus grande transparence et accessibilité pour les fournisseurs. Sa capacité à centraliser les procédures d’achat, à optimiser les coûts par la création de groupements d’achat, et à fournir un accès immédiat à des ressources documentaires précieuses, en fait un partenaire incontournable pour les entités publiques.
AJI se distingue par son engagement envers la facilitation des échanges entre les acheteurs publics et les entreprises, renforçant ainsi les principes d’efficacité et de compétitivité dans le secteur des marchés publics. La plateforme assure la gestion sécurisée des offres et des archives documentaires, garantissant la conformité aux normes réglementaires et sécuritaires en vigueur. Son approche innovante dans la gestion des MAPA permet aux utilisateurs de bénéficier d’un soutien dédié, d’une grande flexibilité dans le processus de sélection des fournisseurs, et d’une capacité accrue à répondre aux besoins spécifiques des établissements publics locaux d’enseignement et d’autres départements.
En conclusion, AJI représente un pilier essentiel pour les entités publiques cherchant à améliorer leurs procédures d’achat public. Son rôle est d’autant plus crucial à une époque où la digitalisation et l’efficacité des processus sont au cœur des préoccupations administratives. La plateforme s’impose comme une solution de choix pour la publication des MAPA, offrant une multitude d’avantages allant de la simplification des démarches à une gestion optimisée et transparente des marchés publics. Dans un futur proche, AJI continuera sans doute à évoluer, enrichissant encore son offre de services pour répondre aux attentes croissantes des utilisateurs et aux exigences d’un marché en constante mutation.
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À propos de l’auteur (Philippe COURTOIS)
Après une première partie de carrière dédiée au commerce et à la vente (Banque LCL, Unilever, groupe Seloger.com) je me suis spécialisé dès 2010 dans la réponse aux appels d’offres, d’abord au sein de grands groupes (Essity, Bureau Veritas, groupe Sonepar) puis en tant que Consultant Marchés Publics dans un cabinet de conseil, avant de participer enfin au lancement des marchés publics pour la Société du Grand Paris dans le cadre du plus grand projet d’infrastructure d’Europe (Grand Paris Express).
C’est fort de cette expertise concrète et issue du terrain que j’ai décidé en 2022 de lancer mon activité et d’accompagner les entreprises souhaitant augmenter leur part de marché sur le secteur public.
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